Pro-Clienti: Idee per Velocizzare Preventivi e Fatture
Organizzare il lavoro quotidiano e trovare un equilibrio tra progettazione e gestione aziendale: i consigli dei Pro
Le attività burocratiche e amministrative sono una parte imprescindibile del lavoro di ogni libero professionista e azienda. Oltre al puro esercizio creativo di progettazione e alla fase esecutiva in cantiere, bisogna occuparsi degli scambi di email e chiamate con i clienti, ci sono poi la creazione dei preventivi e la gestione delle fatture… Ma come velocizzare i tempi e automatizzare queste procedure?
Quattro professionisti di Houzz condividono i loro consigli per semplificare il più possibile la gestione clienti e la contabilità in vista di un obiettivo: liberare tempo per la creatività e concentrarsi sull’anima del proprio lavoro.
Quattro professionisti di Houzz condividono i loro consigli per semplificare il più possibile la gestione clienti e la contabilità in vista di un obiettivo: liberare tempo per la creatività e concentrarsi sull’anima del proprio lavoro.
2. Automatizza il più possibile
Un modo efficiente per evitare che le questioni burocratiche prendano il sopravvento è automatizzarle. Oggi molte procedure, come la preparazione di offerte e preventivi, l’invio di fatture e le comunicazioni con i clienti, possono essere velocizzate grazie alla tecnologia.
«Per noi, essendo un’azienda in crescita, queste attività quotidiane erano molto difficili da tenere sotto controllo», racconta Jake Hinchliffe. «Quando abbiamo capito che stavamo perdendo del tempo che potevamo dedicare ai progetti, abbiamo pensato di automatizzare alcune procedure».
Anche Omar Bhatti dell’impresa edile Space Shack consiglia di utilizzare un software di gestione aziendale. «Uso molto le funzionalità di Houzz Pro, grazie alle quali posso assicurarmi che il corso del progetto si sviluppi senza intoppi. Posso gestire ogni cosa da un unico posto», racconta. «Il progresso della tecnologia ha decisamente migliorato la nostra efficienza come progettisti. Siamo in grado di gestire meglio il tempo per concentrarci per la progettazione e la gestione dei cantieri».
Un modo efficiente per evitare che le questioni burocratiche prendano il sopravvento è automatizzarle. Oggi molte procedure, come la preparazione di offerte e preventivi, l’invio di fatture e le comunicazioni con i clienti, possono essere velocizzate grazie alla tecnologia.
«Per noi, essendo un’azienda in crescita, queste attività quotidiane erano molto difficili da tenere sotto controllo», racconta Jake Hinchliffe. «Quando abbiamo capito che stavamo perdendo del tempo che potevamo dedicare ai progetti, abbiamo pensato di automatizzare alcune procedure».
Anche Omar Bhatti dell’impresa edile Space Shack consiglia di utilizzare un software di gestione aziendale. «Uso molto le funzionalità di Houzz Pro, grazie alle quali posso assicurarmi che il corso del progetto si sviluppi senza intoppi. Posso gestire ogni cosa da un unico posto», racconta. «Il progresso della tecnologia ha decisamente migliorato la nostra efficienza come progettisti. Siamo in grado di gestire meglio il tempo per concentrarci per la progettazione e la gestione dei cantieri».
3. Utilizza template e modelli
La maggior parte dei documenti, preventivi e fatture che un’azienda invia ai propri clienti sono abbastanza simili, quindi anziché crearli da zero per ogni progetto, è molto vantaggioso preparare una serie di modelli da adattare di volta in volta a seconda delle specifiche esigenze.
«Utilizziamo modelli interattivi per qualsiasi cosa e in ogni fase del progetto: dal computo metrico fino alle fatture», racconta Jake Hinchliffe. «Se prima per preparare alcuni documenti ci servano due ore, oggi possiamo inviarli al cliente in cinque minuti».
I modelli di risposta rapida ti consentono di salvare i tuoi template di messaggi da inviare ogni volta che ne hai bisogno. In questo modo eviterai di dover digitare lo stesso messaggio più e più volte e risparmierai molto tempo. Ad esempio, sono particolarmente utili per descrivere ai clienti la procedura che segui abitualmente per sviluppare un progetto.
La maggior parte dei documenti, preventivi e fatture che un’azienda invia ai propri clienti sono abbastanza simili, quindi anziché crearli da zero per ogni progetto, è molto vantaggioso preparare una serie di modelli da adattare di volta in volta a seconda delle specifiche esigenze.
«Utilizziamo modelli interattivi per qualsiasi cosa e in ogni fase del progetto: dal computo metrico fino alle fatture», racconta Jake Hinchliffe. «Se prima per preparare alcuni documenti ci servano due ore, oggi possiamo inviarli al cliente in cinque minuti».
I modelli di risposta rapida ti consentono di salvare i tuoi template di messaggi da inviare ogni volta che ne hai bisogno. In questo modo eviterai di dover digitare lo stesso messaggio più e più volte e risparmierai molto tempo. Ad esempio, sono particolarmente utili per descrivere ai clienti la procedura che segui abitualmente per sviluppare un progetto.
4. Semplifica per il cliente
Spesso le cose semplici sono le migliori, questo vale anche per i preventivi e le fatture. I professionisti ci hanno raccontato che a volte i clienti rimandano la decisione se i preventivi sono poco chiari, perché hanno bisogno di tempo per esaminarli. Creare documenti di facile comprensione per i clienti significa anche ridurre notevolmente le comunicazioni e quindi evitare di venire inondati dalle chiamate e dalle email e risparmiare tempo prezioso.
Trasparenza nelle comunicazioni e coinvolgimento in ogni fase del progetto sono le parole chiave per offrire al cliente un’esperienza eccezionale e assicurarsi la sua soddisfazione.
Spesso le cose semplici sono le migliori, questo vale anche per i preventivi e le fatture. I professionisti ci hanno raccontato che a volte i clienti rimandano la decisione se i preventivi sono poco chiari, perché hanno bisogno di tempo per esaminarli. Creare documenti di facile comprensione per i clienti significa anche ridurre notevolmente le comunicazioni e quindi evitare di venire inondati dalle chiamate e dalle email e risparmiare tempo prezioso.
Trasparenza nelle comunicazioni e coinvolgimento in ogni fase del progetto sono le parole chiave per offrire al cliente un’esperienza eccezionale e assicurarsi la sua soddisfazione.
5. Sfrutta il potere del cloud
I sistemi basati su cloud permettono di comunicare con i clienti e condividere aggiornamenti in tempo reale per evitare ritardi nella trasmissione delle informazioni. Per i professionisti con cui abbiamo parlato, ciò significa utilizzare sistemi basati su cloud, in cui è possibile accedere a tutti i documenti e alle comunicazioni da qualsiasi luogo, evitando scambi continui di email e telefonate. Il professionista aggiorna lo stato del progetto e il cliente riceve immediatamente una notifica. Semplice, no?
Inoltre, le statistiche dipingono un quadro molto vantaggioso dei programmi di CRM (Customer Relationship Management) sviluppati per la gestione delle relazioni con i clienti. Secondo un report di Finances Online, durante la pandemia l’implementazione di CRM su sistemi cloud è aumentata all’87% e il 92% delle aziende ha affermato che il CRM è uno strumento fondamentale per raggiungere i propri obiettivi di guadagni, tant’è vero che i tassi di conversione possono aumentare fino al 300% utilizzando un CRM (Hubspot, 2019).
I sistemi basati su cloud permettono di comunicare con i clienti e condividere aggiornamenti in tempo reale per evitare ritardi nella trasmissione delle informazioni. Per i professionisti con cui abbiamo parlato, ciò significa utilizzare sistemi basati su cloud, in cui è possibile accedere a tutti i documenti e alle comunicazioni da qualsiasi luogo, evitando scambi continui di email e telefonate. Il professionista aggiorna lo stato del progetto e il cliente riceve immediatamente una notifica. Semplice, no?
Inoltre, le statistiche dipingono un quadro molto vantaggioso dei programmi di CRM (Customer Relationship Management) sviluppati per la gestione delle relazioni con i clienti. Secondo un report di Finances Online, durante la pandemia l’implementazione di CRM su sistemi cloud è aumentata all’87% e il 92% delle aziende ha affermato che il CRM è uno strumento fondamentale per raggiungere i propri obiettivi di guadagni, tant’è vero che i tassi di conversione possono aumentare fino al 300% utilizzando un CRM (Hubspot, 2019).
6. Prova Houzz Pro
Houzz Pro è il software gestionale di Houzz che offre ai professionisti e alle piccole-medie imprese del settore casa la possibilità di gestire l’intero processo di lavoro da un unico posto, ottimizzando i tempi e semplificando la collaborazione e la comunicazione con i clienti. Dalla promozione del proprio profilo per aumentare la visibilità con i potenziali clienti (con video e un sito web dedicato ad esempio), al nuovo 3D planner intuitivo fino alla fatturazione, passando per ogni singola fase dell’intervento di progettazione o ristrutturazione.
«Con Houzz Pro mi sto trovando bene perché mi aiuta a gestire soprattutto la prima parte del lavoro. Uso la piattaforma per scrivere alle persone che mi contattano per avere un preventivo, ma la uso anche per l’invio dei preventivi», dice l’interior designer Valentina Di Roma di VDRHomeDesign. «Trovo utile e pratico avere un sistema che mi permette di tenere traccia dei preventivi inviati, oltre che darmi la sicurezza che i clienti lo abbiano ricevuto».
Houzz Pro è il software gestionale di Houzz che offre ai professionisti e alle piccole-medie imprese del settore casa la possibilità di gestire l’intero processo di lavoro da un unico posto, ottimizzando i tempi e semplificando la collaborazione e la comunicazione con i clienti. Dalla promozione del proprio profilo per aumentare la visibilità con i potenziali clienti (con video e un sito web dedicato ad esempio), al nuovo 3D planner intuitivo fino alla fatturazione, passando per ogni singola fase dell’intervento di progettazione o ristrutturazione.
«Con Houzz Pro mi sto trovando bene perché mi aiuta a gestire soprattutto la prima parte del lavoro. Uso la piattaforma per scrivere alle persone che mi contattano per avere un preventivo, ma la uso anche per l’invio dei preventivi», dice l’interior designer Valentina Di Roma di VDRHomeDesign. «Trovo utile e pratico avere un sistema che mi permette di tenere traccia dei preventivi inviati, oltre che darmi la sicurezza che i clienti lo abbiano ricevuto».
Tra le varie funzionalità puoi: sincronizzare i tuoi calendari, consentire ai clienti di prenotare riunioni in presenza o in videoconferenza con un clic, sincronizzare il tuo account Gmail per centralizzare le comunicazioni e impostare i modelli di risposta rapida, creare preventivi e trasformarli direttamente in fatture una volta approvati, condividere foto e creare moodboard, monitorare i tempi e le spese, gestire i pagamenti attraverso notifiche e reminder automatici ai clienti. Grazie all’app mobile Houzz Pro hai tutto questo nelle tue tasche e puoi facilmente coordinare i tuoi progetti ovunque tu sia.
Scopri di più su Houzz Pro
Questa storia è stata pubblicata il 3 maggio 2021 e poi aggiornata
Raccontaci: come ottimizzi il tuo tempo per gestire efficacemente i clienti e le varie attività amministrative?
Altro
Come Utilizzare Houzz per Lavorare da Remoto
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Come Utilizzare Houzz per Lavorare da Remoto
Quando abbiamo molte attività diverse da completare, può essere difficile decidere su quale concentrarsi per prima e che ordine seguire. Per non farsi trovare impreparati, un buon consiglio è organizzare la propria settimana lavorativa stabilendo a priori, per quanto possibile, a quali compiti dedicarsi e quando.
«Diamo la priorità a specifiche attività in determinati giorni della settimana», dice l’architetto Jake Hinchliffe di Orange Design Studio. «Nel mio caso, sono responsabile delle riunioni preliminari con i clienti e delle pubbliche relazioni dello studio dove lavoro. Fisso gli appuntamenti rigorosamente il lunedì e il martedì. In questo modo il resto della settimana posso lavorare sui progetti che sto seguendo».
«Trovo che sia molto utile fissare un momento specifico della settimana per i preventivi e le fatture», spiega l’interior designer Chantel Elshout di Chantel Elshout Design Consultancy. «Preferisco dedicare alcuni giorni esclusivamente al lavoro della progettazione e provo a spegnere il telefono e disattivare le notifiche della posta elettronica per concentrarmi su quello che sto facendo».