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Organizzare l’Ufficio in Casa in 9 Mosse Anti Caos
La vostra scrivania è soffocata da cavi e cartacce? Ecco come organizzare la postazione di lavoro e tenerla ordinata
L’ufficio in casa ha una predisposizione naturale per la confusione: quando si naviga a vista tra scadenze e impegni, l’ordine tende a non essere una priorità. Però, diciamoci la verità… Non potete essere produttivi se il vostro luogo di lavoro è un disastro! Adottate queste poche e semplici strategie. Salverete il vostro equilibrio mentale, e trasformerete il vostro ufficio casalingo in uno spazio meglio organizzato, confortevole, pulito ed efficiente. Queste dritte vi serviranno nella guerra al disordine, per conquistare in un batter d’occhio armate di fogli inutili e domare orrendi grovigli di cavi.
2. Parola chiave: contenitori
Sulla vostra scrivania regna la più totale disarmonia? Divide et impera! “Separate e governate” le cianfrusaglie con dei divisori, in modo che gli articoli di cancelleria piccoli e sfusi siano ben ordinati all’interno di uno spazio delimitato. Se non riuscite a trovare uno spessore che entri perfettamente nel cassetto, appoggiateci dentro una serie di vaschette, vassoietti e ciotole, in modo che si incastrino bene tra loro come in un puzzle.
Sulla vostra scrivania regna la più totale disarmonia? Divide et impera! “Separate e governate” le cianfrusaglie con dei divisori, in modo che gli articoli di cancelleria piccoli e sfusi siano ben ordinati all’interno di uno spazio delimitato. Se non riuscite a trovare uno spessore che entri perfettamente nel cassetto, appoggiateci dentro una serie di vaschette, vassoietti e ciotole, in modo che si incastrino bene tra loro come in un puzzle.
3. Gestite il caos dei cavi
Fili ribelli che si snodano, come serpenti, sopra e sotto la scrivania, impediscono di muoversi e creano uno sgradevole effetto di disordine… Per riacquistare il controllo della situazione, vi serve una soluzione.
Dietro agli sportelli in legno, sotto questa impeccabile scrivania, si cela un sistema per raccogliere i cavi di alimentazione. Quelli del computer corrono lungo la base del tavolo dentro l’armadietto, dove sono state sistemate anche le periferiche. In questo modo, il ripiano è sgombro da un disordine inutile che distrae chi deve lavorare.
Fili ribelli che si snodano, come serpenti, sopra e sotto la scrivania, impediscono di muoversi e creano uno sgradevole effetto di disordine… Per riacquistare il controllo della situazione, vi serve una soluzione.
Dietro agli sportelli in legno, sotto questa impeccabile scrivania, si cela un sistema per raccogliere i cavi di alimentazione. Quelli del computer corrono lungo la base del tavolo dentro l’armadietto, dove sono state sistemate anche le periferiche. In questo modo, il ripiano è sgombro da un disordine inutile che distrae chi deve lavorare.
Se non siete i padroni di casa e avete bisogno di trovare una soluzione temporanea al disordine senza creare danni, può essere utile realizzare un sistema come quello ritratto nella foto.
In alternativa, per fissare i cavi al lato inferiore della scrivania, si possono usare strisce di velcro, mentre, per unire i cavi tra loro, si può fare ricorso alle fascette fermacavo. Non dimenticate di etichettare ogni presa, in modo da sapere sempre a quale apparecchio corrisponde ogni filo.
In alternativa, per fissare i cavi al lato inferiore della scrivania, si possono usare strisce di velcro, mentre, per unire i cavi tra loro, si può fare ricorso alle fascette fermacavo. Non dimenticate di etichettare ogni presa, in modo da sapere sempre a quale apparecchio corrisponde ogni filo.
4. Basta una parola: wireless!
Se volete eliminare per sempre i brutti e ineleganti cavi, investite in apparecchi ricaricabili bluetooth e wi-fi. Lavorare senza fili vi permetterà di avere uno studio più pulito. Tenerlo in ordine sarà una passeggiata: quando passate lo straccio o l’aspirapolvere non avrete più niente tra i piedi, né sulla scrivania né sul pavimento.
Se volete eliminare per sempre i brutti e ineleganti cavi, investite in apparecchi ricaricabili bluetooth e wi-fi. Lavorare senza fili vi permetterà di avere uno studio più pulito. Tenerlo in ordine sarà una passeggiata: quando passate lo straccio o l’aspirapolvere non avrete più niente tra i piedi, né sulla scrivania né sul pavimento.
5. L’utilità delle etichette colorate
Un sistema logico di codici colore è una soluzione intelligente (e piena di brio, da un punto di vista visivo), che porterà un tocco di armonia nel vostro spazio ufficio. Le etichette sono facili da leggere, e vi risparmieranno quegli eterni attimi di disperazione passati a cercare oggetti e documenti. Troverete subito ogni cosa, classificata per colore.
Una codificazione di questo tipo è particolarmente efficace per gli archivi. Assegnate un colore a ciascuna categoria: in questo modo sarete in grado di trovare documenti specifici con grande facilità. Per esempio: cartellina o bollino verde per il settore finanza, rosso per la documentazione medico-sanitaria, blu per le bollette, giallo per le vostre cose personali.
Un sistema logico di codici colore è una soluzione intelligente (e piena di brio, da un punto di vista visivo), che porterà un tocco di armonia nel vostro spazio ufficio. Le etichette sono facili da leggere, e vi risparmieranno quegli eterni attimi di disperazione passati a cercare oggetti e documenti. Troverete subito ogni cosa, classificata per colore.
Una codificazione di questo tipo è particolarmente efficace per gli archivi. Assegnate un colore a ciascuna categoria: in questo modo sarete in grado di trovare documenti specifici con grande facilità. Per esempio: cartellina o bollino verde per il settore finanza, rosso per la documentazione medico-sanitaria, blu per le bollette, giallo per le vostre cose personali.
6. Volete la massima efficienza? Delimitate delle zone!
Lasciatevi ispirare da questo studio immacolato, e suddividete il vostro ufficio casalingo in più “zone”, ognuna funzionale agli specifici compiti che intendete svolgervi. Un approccio del genere, orientato a individuare le singole attività, ottimizzerà l’uso dello spazio e lo renderà più efficiente.
Lo studio ritratto nella foto è stato suddiviso in tre sezioni: la zona “lavoro” (dotata di scrivania e computer), la zona “consultazione” (dove si possono trovare manuali, libri, raccoglitori e archivi), e la zona “materiali” (dove sono sistemate la cancelleria e la carta).
Lasciatevi ispirare da questo studio immacolato, e suddividete il vostro ufficio casalingo in più “zone”, ognuna funzionale agli specifici compiti che intendete svolgervi. Un approccio del genere, orientato a individuare le singole attività, ottimizzerà l’uso dello spazio e lo renderà più efficiente.
Lo studio ritratto nella foto è stato suddiviso in tre sezioni: la zona “lavoro” (dotata di scrivania e computer), la zona “consultazione” (dove si possono trovare manuali, libri, raccoglitori e archivi), e la zona “materiali” (dove sono sistemate la cancelleria e la carta).
Questo metodo risulta efficace anche per gli spazi che hanno dimensioni modeste. In questo mini ufficio, le mensole cubiche sulla scrivania fungono da zona “consultazione” (con tanto di spazi dedicati a oggetti colorati e decorativi), mentre l’angolo inferiore ospita comodamente una postazione lavoro e una zona per penne e carta.
7. Trovate un posto per ogni documento
Una pila di fogli, in men che non si dica, può diventare ingovernabile. Il segreto per proteggersi dalla confusione è individuare un metodo preventivo per gestire la carta e applicarlo con diligenza, prima che note e foglietti vari si accatastino all’impazzata.
Questa semplice ed efficace disposizione è facile da impostare e vi permetterà di tenere sotto controllo la confusione di carte sparse dappertutto. È semplice: prendete tre cesti. Nel primo finiranno i documenti che possono essere archiviati, nel secondo appoggerete la corrispondenza, le bollette e le pratiche che richiedono attenzione immediata, e nel terzo getterete i fogli che possono essere buttati via.
Una pila di fogli, in men che non si dica, può diventare ingovernabile. Il segreto per proteggersi dalla confusione è individuare un metodo preventivo per gestire la carta e applicarlo con diligenza, prima che note e foglietti vari si accatastino all’impazzata.
Questa semplice ed efficace disposizione è facile da impostare e vi permetterà di tenere sotto controllo la confusione di carte sparse dappertutto. È semplice: prendete tre cesti. Nel primo finiranno i documenti che possono essere archiviati, nel secondo appoggerete la corrispondenza, le bollette e le pratiche che richiedono attenzione immediata, e nel terzo getterete i fogli che possono essere buttati via.
Un’altra risposta semplice allo strazio dei mucchi di carta? Non usare la carta! Bollette ed estratti conto online vi permetteranno di contribuire alla riduzione dello spreco di questo materiale. In più, dato che molte aziende ormai fanno pagare il servizio di spedizione dei documenti cartacei, probabilmente risparmierete.
8. Pensate verticale
Se il vostro ufficio domestico è un po’ troppo piccolo, provate a non concentrarvi per forza su grandi archivi, armadi o librerie, e sforzatevi di sfruttare al massimo lo spazio a vostra disposizione. Provate a escogitare mensole e archivi appesi alla parete, oppure un pannello con contenitori, come il sistema modulare ritratto nella foto. Oltre che usare bene lo spazio, in questo modo avrete trovato una soluzione pratica e intelligente per avere a portata di mano i documenti e i materiali, che saranno sempre facilmente accessibili e bene in vista.
Se il vostro ufficio domestico è un po’ troppo piccolo, provate a non concentrarvi per forza su grandi archivi, armadi o librerie, e sforzatevi di sfruttare al massimo lo spazio a vostra disposizione. Provate a escogitare mensole e archivi appesi alla parete, oppure un pannello con contenitori, come il sistema modulare ritratto nella foto. Oltre che usare bene lo spazio, in questo modo avrete trovato una soluzione pratica e intelligente per avere a portata di mano i documenti e i materiali, che saranno sempre facilmente accessibili e bene in vista.
Per una sistemazione davvero pensata bene, fate in modo che la lavagna, la scaffalatura, o qualsiasi altra soluzione sceglierete, sia, oltre che pratica, anche piacevole da vedere. Pollici in aria per questo elegante pannello a motivi geometrici: offre senz’altro tutto lo spazio necessario per attaccare appunti, conti e carte di tutti i tipi, e, in più, trasforma la parete in un elemento che è impossibile non notare.
9. Riordinate con regolarità
Ora, dopo avere riorganizzato il vostro ufficio, fate in modo che questo angolo rimanga sempre in ordine. Il modo migliore per essere sicuri che non ricada nello stato caotico in cui versava prima del vostro intervento è riordinarlo una o due volte alla settimana. A fine giornata, dedicate al riordino delle vostre cose qualche minuto (e una volta alla settimana un po’ più di tempo), eliminando la carta e le altre cose che non usate. In questo modo terrete a bada l’accumularsi di roba inutile.
Ora, dopo avere riorganizzato il vostro ufficio, fate in modo che questo angolo rimanga sempre in ordine. Il modo migliore per essere sicuri che non ricada nello stato caotico in cui versava prima del vostro intervento è riordinarlo una o due volte alla settimana. A fine giornata, dedicate al riordino delle vostre cose qualche minuto (e una volta alla settimana un po’ più di tempo), eliminando la carta e le altre cose che non usate. In questo modo terrete a bada l’accumularsi di roba inutile.
Una volta riordinato lo studio, procedete con i file del computer, del tablet e del telefono. Svuotare il cestino, rimuovere funzioni aggiuntive e app, cancellare i file temporanei, installare gli aggiornamenti, effettuare una scansione con un antivirus: questa serie di operazioni libererà memoria preziosa sui vostri apparecchi e ne migliorerà le prestazioni, consentendovi di lavorare con maggiore rapidità ed efficienza.
Diteci la vostra: qual è il vostro suggerimento in tema di organizzazione dell’ufficio in casa? Condividete i vostri consigli nei Commenti qui sotto.
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Una lavagna è in grado di aumentare sensibilmente l’efficienza e la gradevolezza dello studio in casa. Non soltanto raccoglie i promemoria degli appuntamenti, le liste delle cose da fare e le idee da esaminare. È anche il luogo ideale dove raccogliere le suggestioni in grado di ispirarci e stimolare visivamente la nostra creatività e produttività.
Per maggiore praticità, prendete una bacheca sulla quale possiate sia scrivere che attaccare fogli e appunti: una lavagna bianca o magnetica, come quella appesa alla parete nella foto.