Per portare a termine con successo un progetto di costruzione o ristrutturazione ci vuole un'ottima organizzazione. Bisogna essere in grado di coordinare le numerose persone coinvolte - ad esempio falegnami, elettricisti, idraulici, installatori di infissi, architetti, altri fornitori e subappaltatori - e lavorare in modo efficace ed efficiente per assicurarsi che il progetto proceda senza intoppi, nel rispetto dei tempi previsti e con poche modifiche in corso d'opera.
Abbiamo intervistato un affermato imprenditore edile per capire quali sono le mosse giuste da compiere.
Con 25 anni di esperienza come titolare della ditta di costruzioni SawHorse Inc., Matt Hoots è un imprenditore che lavora anche come consulente e pubblica regolarmente articoli nel suo blog e video su YouTube coi quali condivide le sue competenze nel settore. Questo ex marine ha anche partecipato alla fondazione del programma Earthcraft House Renovation ed è esperto nella costruzione e gestione di case chiavi in mano.
Ecco i suoi consigli per assicurarsi che tutti i professionisti coinvolti nel progetto siano sempre allineati:
Prepara piani e capitolati professionali
Qualsiasi progetto di costruzione di successo inizia con un programma accurato «per accertarsi che tutti siano "sulla la stessa pagina"», dice Hoots. Purtroppo troppo spesso non è così. «Direi che il 90% dei piani di progetto che riceviamo (quindi non sviluppati da noi di SawHorse) non contengono tutti i dettagli che dovrebbero fornire», spiega. «Quando il programma o il capitolato sono carenti, ciò inevitabilmente influisce negativamente sull'esperienza di fornitori e clienti».
Hoots ha l'abitudine di esaminare attentamente ogni piano che la sua impresa riceve dai professionisti esterni, che possono essere ad esempio architetti, designer di interni o ingegneri. «Mi definisco 'l'uomo che sussurra ai progettisti' perché in quanto impresario edile ho la necessità di avere un piano ben definito, anche quando ho a che fare con architetti qualificati».
Spiega infatti che troppo spesso si presume che alcuni dettagli vengano stabiliti in corso d'opera. «A volte mi sento letteralmente dire 'Basta visitare gli spazi e con una bomboletta di vernice spray segnare dove installare le lampade'», dice. «I clienti hanno grandi aspettative quando mi commissionano un progetto nuovo, quindi devo assicurarmi che tutte le loro richieste siano prese in considerazione all'interno di un piano di progetto che siamo realmente in grado di rispettare. Il rischio altrimenti è di non poter controllare i costi.
Secondo Hoots la pianificazione dovrebbe essere un lavoro di squadra che coinvolge tutti i professionisti partecipanti al progetto: da chi si occupa del sistema di illuminazione a chi realizza i mobili su misura. «Possono esserci ad esempio 10 persone diverse, ognuna delle quali contribuisce esponendo le proprie idee e necessità per arrivare a stilare un piano realistico».
Dato che i piani di progetto vengono condivisi con altri fornitori e subappaltatori, come elettricisti e idraulici, assicurati che siano incluse tutte le specifiche prima di passare alla fase esecutiva. Esamina i piani in anticipo per eventuali feedback e miglioramenti.
Hoots consiglia anche di non esitare a chiedere aiuto se hai dei dubbi o problemi con alcuni aspetti del progetto.
«Quando sei nella fase di progettazione e di definizione delle specifiche di progetto, non dare sempre per scontato di avere tutte le risposte», dice. «A volte potresti aver bisogno di coinvolgere altre persone che hanno esperienza pratica del cantiere».
Adotta un approccio proattivo
«Incoraggio ogni professionista del settore a essere pignolo ed esigente», dice Hoots. «Quando qualcuno ti consegna una serie di piani, devi essere in grado di identificare se ci sono lacune».
Avere una lista di controllo delle voci più importanti da considerare può aiutarti a identificare quali elementi mancano. «Potresti dover svolgere il ruolo di coordinatore o persona di riferimento», dice. «In quest'ottica non siamo solo degli impresari, ma anche dei consulenti. L'obiettivo è sviluppare i piani di progetto accurati in modo che possiamo effettivamente realizzare le costruzioni previste.
Quando vengono apportate modifiche, assicurati che siano comunicate in modo chiaro a tutte le parti interessate.
Nota: i costruttori non possono costruire qualcosa che non è compreso nel piano di progetto, e se lo fai rischi di commettere una violazione del contratto.
Usa gli stessi canali di comunicazione dei clienti
«La nostra impresa esiste da 40 anni e io lavoro nel settore da 25 anni ormai», dice Hoots. «Nel corso degli anni ho constatato che clienti più soddisfatti sono quelli che apportano il minor numero di modifiche a lavori iniziati», spiega. Un modo efficace per evitare malintesi a cantiere avviato è comunicare i tuoi piani in modo facilmente comprensibile dai clienti. «Gli impresari e i progettisti devono essere in grado di adattarsi agli stili di comunicazione dei loro clienti».
È fondamentale stare al passo con le tendenze tecnologiche e utilizzare i moderni strumenti disponibili sul mercato per gli operatori del settore. «Se non sei in grado di evolvere, rischi di stare immobile mentre il settore avanza verso il futuro», dice. Così come conoscere le dimensioni di uno spazio è indispensabile per fare preventivi accurati, utilizzare gli strumenti moderni è davvero vantaggioso per velocizzare il processo e renderlo più accurato. «È qui che entra in gioco Houzz Pro», dice. Gli Ideabook e le moodboard sono degli strumenti di visualizzazione utili per mostrare le idee progettuali al cliente e conquistare il suo interesse. Le planimetrie 3D consentono di offrire un'anteprima ancora più realistica dei futuri interni. «Sono risorse preziose che abbiamo integrato nel nostro flusso di lavoro», dice.
Conosci la tua nicchia e valorizza i tuoi lavori migliori
Un progetto di successo inizia con la selezione dei fornitori e dei collaboratori, che devono essere qualificati e affidabili.
Hoots valuta sempre i punti di forza e di debolezza dei professionisti con cui dovrà lavorare, per determinare se hanno le competenze giuste per il compito da svolgere. Lo paragona a un test di personalità, con l'obiettivo di scoprire in quali aspetti del lavoro i potenziali collaboratori sono migliori. «Bisogna assicurarsi di avere le persone giuste per lo specifico obiettivo», dice.
Anche la revisione del loro portfolio è una parte importante del processo di selezione, pertanto mostrare i progetti realizzati in precedenza con fotografie professionali può far risaltare il tuo lavoro. «La sezione più visualizzata del nostro sito web è il portfolio dei progetti passati, anche se rappresenta solo una parte del nostro lavoro», dice Hoots. «Molte volte inseriamo direttamente il link dei progetti pubblicati sul nostro profilo Houzz perché i clienti apprezzano la possibilità di poter interagire».
Informati sui prodotti
Hoots fa le sue ricerche e si aspetta che anche i fornitori facciano lo stesso.
«Se vendiamo ai nostri clienti il prodotto sbagliato, potrebbero ritenerci responsabili perché avremmo dovuto informarci meglio», dice Hoots.
Ad esempio, quando seleziona i piani cucina «Voglio conoscere la composizione chimica, da dove provengono i materiali, qual è la consistenza e quali sono i punti di forza. Ha una buona resistenza al calore?». «Se un cliente ci dice che vuole un prodotto semplicemente perché è 'carino', rispondo 'Beh sì, esteticamente è molto bello ma non appena ci cadrà accidentalmente del vino o del cibo non sarà più così, quindi probabilmente non è ciò che davvero vorresti'».
Quando i fornitori esaltano particolari qualità dei prodotti, Hoots fa delle ricerche per verificarne l'autenticità. «Se qualcosa non corrisponde, dico 'O non conosci abbastanza bene il tuo prodotto o mi stai mentendo'». Il suo consiglio è «Informati meglio e poi possiamo lavorare insieme».
Sii paziente
Sia i clienti che i subappaltatori sono spesso ansiosi di avviare il progetto, ma dedicare più tempo alla pianificazione può accorciare i tempi del cantiere e ridurre i problemi a lungo termine. «Senza un piano definitivo, c'è più probabilità che le cose non vadano lisce come si vorrebbe», sottolinea Hoots.
Hoots non esita nel dire ai suoi collaboratori «'Penso che stia andando un po' troppo veloce. Credo che tu abbia bisogno di tempo per studiare attentamente ogni minimo dettaglio del progetto'. Se ci pensiamo anche in cucina, la cottura lenta ha sempre un sapore migliore», dice. Apportare modifiche a cantiere avviato, come ad esempio spostare la posizione dei sanitari, può far lievitare i costi previsti.
«Siamo favorevoli alle richieste di modifica ma incoraggiamo i clienti a farle prima di iniziare, in modo da fissare il costo finale ed evitare imprevisti. Una volta avviato il cantiere, è preferibile ridurre al minimo qualsiasi modifica come quantità dei materiali, sostituzione prodotti e resi.
Evita (o correggi) gli errori
Hoots possiede una scrivania su misura che ogni giorno gli ricorda che gli errori sono inevitabili a volte, e hanno un costo. Il cliente per cui è stata realizzata non era soddisfatto delle dimensioni: «Bisognava contenere i costi, ma effettivamente le dimensioni generose desiderate non erano state concordate e preventivate», dice.
La collaborazione è il modo migliore per evitare errori. «Se facciamo una modifica o un errore che comporta un costo per il fornitore, dobbiamo essere disposti a rimborsarlo», dice Hoots. «Se è il fornitore a commettere un errore, invece, dobbiamo permettergli di rimediare».
Houzz Pro è un software di gestione aziendale completo per impresari edili, costruttori e progettisti che aiuta a ridurre gli errori di progetto grazie a utili strumenti di collaborazione con i clienti. «Se facciamo un ordine in base a un messaggio o un'e-mail, c'è il rischio di andare in perdita», dice. Su Houzz Pro i clienti approvano i preventivi con firma digitale legale e possono confermare o rifiutare le voci di preventivo singolarmente o in blocco. «Senza la loro firma potresti ritrovarti a possedere prodotti molto costosi e perdere denaro», dice.
Alimenta la curiosità
Secondo Hoots la formazione continua è la chiave per essere un professionista di successo, per questo ama condividere le intuizioni acquisite nel corso di anni di esperienza. «Abbiamo un canale YouTube che ha quasi raggiunto un milione di visualizzazioni. Creiamo contenuti interessanti per i nostri clienti, collaboratori e fornitori», dice. «Non posso svolgere il mio lavoro in modo eccellente se non siamo tutti allineati».
Questo può significare passare del tempo con tutti i professionisti coinvolti. «Se stai portanto avanti un progetto complesso come ad esempio la costruzione di una casa passiva, probabilmente dovrai avere una serie di incontri con il gruppo di lavoro per assicurarti che abbiano compreso ogni singolo dettaglio», dice.
«L'ho imparato da uno sviluppatore web. Mi disse che accedendo al back-end di un qualsiasi sito web può capire esattamente quando hanno smesso di imparare», dice. «Dovresti essere uno studente del tuo mestiere, costantemente desideroso di lavorare e di imparare».
