Le informazioni contenute in questo articolo non devono essere considerate come consulenza legale, commerciale o fiscale. Ti invitiamo a chiedere consiglio al tuo consulente, avvocato o commercialista rispetto a come applicare queste informazioni alla tua specifica attività.
Probabilmente prima o poi nella tua carriera ti sarà venuta in mente questa domanda: come devo comportarmi se un cliente non può o non vuole pagarmi per il mio lavoro? Tenendo ben presente che ogni caso è a sé, in questo articolo esamineremo alcune strategie da seguire quando un cliente non effettua un pagamento e descriveremo le misure preventive da adottare per evitare il rischio a monte.
5 passaggi da seguire se un cliente non effettua un pagamento per i tuoi servizi edili
Prima di agire d'impulso, fai un respiro profondo e ricorda che il tuo cliente potrebbe essersi semplicemente dimenticato di saldare una fattura. Quindi è bene non saltare direttamente alle conclusioni peggiori o fare passi affrettati. Adotta invece un approccio strategico e valuta la specifica situazione che stai affrontando.
1. Invia un'e-mail di sollecito non appena la scadenza del pagamento è stata oltrepassata
Se il cliente non effettua un pagamento entro la data prestabilita, aspetta qualche giorno (da 3 a massimo 7 giorni lavorativi) e poi invia un'e-mail di gentile sollecito. Forse preferisci non inviarla il giorno stesso della scadenza, ma neanche aspettare troppo lungo, quindi valuta la situazione e scegli un periodo di tempo che ti sembra giusto. La tua e-mail dovrebbe essere gentile, professionale, chiara e diretta, ma per niente scortese o arrogante. Ricorda che stai dando al tuo cliente il beneficio del dubbio e gli stai solo inviando un promemoria di cortesia.
2. Aspetta qualche giorno, poi fai una telefonata al cliente
Per non apparire troppo insistente, è preferibile aspettare qualche giorno dall'invio dell'e-mail di sollecito prima di chiamare il cliente e ricordargli il mancato pagamento. Ricorda di offrire un buon servizio clienti e di mantenere la conversazione cortese e professionale. L'obiettivo è costruire un rapporto di lavoro positivo con il cliente, contribuendo nel contempo a rimuovere eventuali ostacoli al mancato pagamento. Ad esempio la risoluzione di eventuali dubbi sui metodi di pagamento accettati, oppure la possibilità di concordare un programma di pagamento, ecc.
Se il cliente non risponde né all'e-mail né alla telefonata, lascia un messaggio vocale chiaro ed educato menzionando il pagamento in sospeso, la data in cui è scaduto e fai riferimento all'e-mail che hai inviato come promemoria. Infine sottolinea che sei a disposizione per eventuali domande e chiedi di ricevere un gentile riscontro via e-mail o con una telefonata. Nel primo contatto per mancato pagamento, è preferibile essere concisi e mantenere toni gentili.
3. Invia una lettera o un'e-mail di recupero crediti
Se i solleciti cortesi e professionali non hanno funzionato, bisogna ricorrere a una misura più severa per riscuotere il pagamento come l'invio di una notifica di recupero crediti. Questa azione ha generalmente luogo da 60 a 90 giorni dopo la scadenza del termine di pagamento e include i seguenti elementi:
- I dettagli della fattura originale (compresa la data di scadenza e i metodi di pagamento accettati)
- Un nuovo termine come ultima possibilità per effettuare il pagamento
- Le prossime azioni che intraprenderai se non riceverai il pagamento entro la nuova scadenza
4. Chiedi un aiuto esterno
Se hai fatto tutto il possibile per contattare il tuo cliente, senza ottenere i risultati sperati, è arrivato il momento di consultare un professionista esterno. Prima di contattare un avvocato e portare il tuo cliente in tribunale, puoi richiedere la consulenza di un'agenzia di recupero crediti o di una società di factoring. Queste agenzie sanno come comportarsi in ogni situazione possibile e sono esperte nella riscossione dei pagamenti insoluti per i loro clienti. Naturalmente hanno un costo, generalmente infatti queste società richiedono una commissione o una percentuale per i loro servizi.
5. Invia una lettera di messa in mora
Con una lettera di messa in mora informi formalmente il cliente che intendi intraprendere un'azione legale per riscuotere il pagamento dovuto. Quindi consulta un avvocato e preparati a intraprendere questi passaggi prima di inviare l'avviso. Puoi scrivere personalmente la lettera di messa a mora o puoi farti aiutare dal tuo avvocato. Tieni presente che un avviso da parte del tuo avvocato può avere un impatto più forte, specialmente se il tuo cliente finora non ha risposto o non si è mostrato disponibile a collaborare.
Quali sono i motivi più comuni per cui i clienti non pagano i servizi di costruzione e ristrutturazione
Se un cliente desidera un lavoro extra non concordato
Se hai già riscosso il pagamento in anticipo per il tuo progetto, ma il cliente ha richiesto delle lavorazioni aggiuntive a lavori avviati, potresti trovarti nella situazione in cui il cliente pensava erroneamente che il lavoro aggiuntivo fosse incluso nel pagamento anticipato. Per evitare questo malinteso puoi chiedere un acconto prima di svolgere qualsiasi lavorazione extra o informare il cliente che calcolerai le ore lavorative aggiuntive.
Se il cliente cambia idee o esigenze a cantiere avviato
Se il cliente ha richiesto varie modifiche al progetto che hai accolto ma che non hai ancora fatturato, potresti incorrere in problemi di mancato pagamento. A volte i clienti non leggono con attenzione tutti i dettagli del progetto, ma puoi tutelarti riscuotendo i pagamenti prima di confermare eventuali richieste di modifica. Puoi anche prevedere una tariffa oraria per rendere i costi più semplici e trasparenti. Se preferisci una tariffa a corpo, assicurati di stabilire quante modifiche sono consentite o specifica che eventuali modifiche aggiuntive al di fuori del preventivo richiederanno un pagamento extra.
Se un cliente si rifiuta di pagare o non può farlo
Può accadere che a progetto concluso un cliente sia insoddisfatto del risultato. In questi casi la comunicazione e l'ascolto attivo sono fondamentali. Cerca di comprendere cosa è successo e come mai il risultato non corrisponde alle aspettative del cliente. Dopo aver compreso tutti questi aspetti puoi determinare meglio come procedere. Se ritieni di non aver colto le richieste del cliente, potrebbe essere necessario rieseguire pro bono alcune lavorazioni. Al contrario, se ritieni che l'insoddisfazione del cliente sia irragionevole dato che hai seguito fedelmente il progetto concordato, puoi rivedere insieme al cliente cosa era stato deciso per aiutarlo a capire la tua prospettiva. Se dopo questo confronto il cliente è ancora insoddisfatto e desidera ulteriori lavorazioni, puoi negoziare una tariffa per il tuo lavoro extra.
In altri casi il cliente potrebbe aver sottovalutato il costo finale del progetto e i fondi a sua disposizione oppure potrebbe aver avuto problemi finanziari imprevisti. Se il cliente non è in grado di pagare a causa di difficoltà economiche, puoi provare a trovare un accordo elaborando un nuovo programma di pagamento che risponda alle sue esigenze.
Nei casi appena descritti ti consigliamo di mettere in pausa i lavori fino a quando il cliente non sarà in regola con i pagamenti. E se queste misure falliscono, potrebbe essere necessario intraprendere azioni più severe per riscuotere i pagamenti:
- Avvia una causa per controversie di modesta entità. Il procedimento per le controversie di modesta entità consente di presentare in tribunale un reclamo nei confronti di un cliente. Tuttavia, questa procedura può richiedere molto tempo e impegno.
- Consulta un avvocato. Se non sei in grado di presentare il tuo caso in tribunale per controversie di modesta entità, puoi chiedere la consulenza di un avvocato specializzato nel diritto delle piccole imprese e nel recupero crediti. Assicurati di calcolare le spese legali e cerca di capire, anche in base all'importo della fattura insoluta, se ne vale la pena.
Strategie per prevenire i mancati pagamenti per i tuoi servizi di progettazione edile
Stabilisci le aspettative in anticipo, prima dell'inizio dei lavori
Essere il più dettagliati possibile nel preventivo, nel contratto, nelle fatture e in qualsiasi altro documento fornito al cliente contribuirà a ridurre la confusione rispetto alle tue politiche aziendali in materia di richieste di modifica, fatture, pagamenti, ecc.
Struttura un tariffario per i tuoi servizi di progettazione edile
È importante assicurarsi che i costi siano descritti in modo chiaro e dettagliato nei contratti e nelle fatture in modo da offrire la massima trasparenza al cliente.
Chiedi un acconto e fattura in anticipo le ore di lavoro previste
Puoi eliminare il rischio di mancato pagamento chiedendo un acconto prima di avviare il cantiere e iniziare qualsiasi lavorazione. In questo modo puoi avviare i progetti con la liquidità necessaria e non dovrai preoccuparti del rischio di non ricevere il compenso per il tuo lavoro.
Rinnova i contratti dei tuoi clienti
Alla luce di quanto abbiamo visto, potrebbe essere necessario rivedere il contenuto dei contratti per tutelare la tua attività. Ecco cosa è importante includere nel contratto:
- Scrivi una descrizione del progetto dettagliata ed esaustiva
- Elenca i tuoi servizi inclusi
- Descrivi in maniera chiara il procedimento delle richieste di modifica
- Fornisci le istruzioni per effettuare i pagamenti
- Spiega le tue politiche di pagamento e le penali previste per i pagamenti in ritardo
- Spiega qual è la procedura prevista per i pagamenti insoluti
Semplifica le modalità di pagamento
Uno dei modi migliori per prevenire i pagamenti insoluti è semplificare al massimo i pagamenti per il cliente. Il software Houzz Pro ti aiuta a creare fatture professionali in pochi minuti. Crea un programma di pagamento per tenere tutto sotto controllo e risparmia tempo con le notifiche automatiche di pagamento e la fatturazione semplificata. Scopri altri modi in cui Houzz Pro può aiutarti a gestire i pagamenti con una prova gratuita!
Conclusioni
A nessun professionista piace trovarsi in queste situazioni spiacevoli, ma grazie agli accorgimenti che abbiamo descritto hai la possibilità di tutelare il tuo lavoro e la tua attività.
