Il tempo è denaro, il che è particolarmente vero nel settore delle ristrutturazioni dove i minuti dedicati a piccoli compiti, spostamenti e pratiche amministrative sommandosi hanno un impatto significativo. I professionisti possono tenere traccia del tempo e delle spese manualmente oppure con app e software a pagamento. Esiste una grande varietà di strumenti e strategie, ma è essenziale disporre di un sistema facile da usare per te e per i tuoi collaboratori.
Perché è importante tenere traccia del tempo e delle spese?
Il monitoraggio del tempo e la contabilizzazione delle spese sono importanti per diversi motivi:
- Maggiore trasparenza
Registrare tutte le ore di lavoro e i costi sostenuti per i progetti consente di migliorare la precisione nella fatturazione ai clienti.
L'utilizzo di strumenti di monitoraggio del tempo e delle spese renderà il processo di fatturazione più semplice; avrai a portata di mano informazioni precise e documentate. - Liberare spazio mentale prezioso
Disporre di strumenti di monitoraggio avrà effetti benefici sulla tua creatività e capacità di organizzazione, in modo da poterti concentrare sugli aspetti più importanti del tuo lavoro. - Costanza
I professionisti hanno bisogno di una certa costanza e coerenza nel sistema di fatturazione quando lavorano con altri collaboratori o dipendenti per assicurarsi che il lavoro di tutti sia registrato in modo accurato. - Finalità fiscali
La registrazione delle spese è fondamentale poiché alcune spese aziendali devono essere dichiarate ai fini fiscali.
In che modo i professionisti tengono traccia dei tempi e delle spese fatturabili?
Metodo manuale/fai da te
Puoi utilizzare un cronometro per registrare il tempo mentre lavori e poi prendere nota delle ore lavorate per ogni diverso progetto in un taccuino o in un foglio di calcolo. Per monitorare le spese puoi stampare o archiviare nel computer tutti gli scontrini, le ricevute e gli estratti conto delle carte di credito.
- Vantaggi: questo metodo è gratuito e facilmente accessibile.
- Svantaggi: inserire manualmente ogni dato richiede più tempo e impegno. È maggiore il rischio di fare errori di calcolo o perdere inavvertitamente alcune informazioni. In un secondo momento dovrai copiare le informazioni manualmente anche nei resoconti aziendali per la fatturazione e questo richiede un ulteriore dispendio di tempo.
App per il monitoraggio del tempo e delle spese
Esistono molte app gratuite che consentono di monitorare più elementi, ad esempio diversi progetti su cui stai lavorando nello stesso periodo o differenti categorie di spesa. Alcune app permettono la sincronizzazione con i programmi più diffusi, come e-mail, calendario o software di contabilità.
- Vantaggi: questo metodo è comodo e utilizzabile in movimento.
- Svantaggi: le versioni gratuite a volte hanno funzionalità limitate o mostrano continuamente annunci pubblicitari. In genere per usufruire delle funzionalità più avanzate (come la sincronizzazione) bisogna acquistare la versione a pagamento.
Software o servizi a pagamento
I software a pagamento offrono strumenti più avanzati per il monitoraggio delle spese e del tempo, soprattutto se è inclusa anche la fatturazione.
- Vantaggi: il software fa automaticamente la maggior parte del lavoro, liberando tempo e spazio mentale, così non devi preoccuparti costantemente di tenere traccia del tempo e delle spese. Molti programmi possono essere utilizzati anche dal cellulare. Questi software spesso integrano altri aspetti di gestione aziendale come fatturazione, contabilità, report e calendari. Le funzionalità di monitoraggio, calcolo e fatturazione sono facilmente accessibili e consentono di addebitare le tariffe giuste per i diversi clienti e servizi, con un notevole risparmio di tempo.
- Svantaggi: hanno un costo, ma a lungo termine possono rappresentare un ottimo investimento economico per la tua attività.
Perché i professionisti dovrebbero utilizzare uno strumento di monitoraggio delle spese e del tempo?
Tenere traccia del tempo e delle spese sono attività che spesso vanno di pari passo, specialmente se hai una tariffa su base oraria. Ma anche nel caso in cui abbia stabilito una tariffa fissa per i tuoi servizi o per determinati progetti, è comunque utile tenere traccia del tempo e delle spese in modo da poter valutare se la tua tariffa è appropriata. Dopo aver stabilito una tariffa, devi scegliere qual è il metodo di monitoraggio più indicato in modo da ottenere resoconti chiari e facilmente comprensibili. Indipendentemente dagli strumenti e dalle strategie che utilizzi, ricorda che è sempre importante essere costanti e organizzati.
Consigli per il monitoraggio del tempo e delle spese aziendali
Quindi, un professionista come dovrebbe tenere traccia del tempo in base alle proprie esigenze? Scopriamolo insieme.
1. Scegli il metodo di monitoraggio dei tempi e delle spese più adatto alla tua azienda
Ancora una volta, la costanza è la chiave. Qualunque metodo tu scelga, dovrebbe essere quello con il quale ti senti più a tuo agio giorno dopo giorno. Dovrai anche valutare in che modo il metodo scelto si adatta al resto dei tuoi processi aziendali. Un software può essere di grande aiuto in quest'ottica perché si sincronizza direttamente con tanti altri strumenti aziendali.
2. Spiega ai clienti qual è il tempo fatturabile e quello non fatturabile
Stabilire dei limiti chiari è molto importante per garantire che il cliente capisca quali tempi e spese sono fatturabili e quali no. È meglio spiegarlo in anticipo nei tuoi contratti, assicurandoti anche di etichettare e dettagliare in modo appropriato ogni voce di spesa o di tempo (ad esempio, a quale attività si riferiscono le ore lavorate: comunicazione, progettazione, spostamenti, ordini, ecc.).
Tenere dei registri dettagliati durante tutto l'incarico sarà di immenso aiuto quando arriverà poi il momento della fatturazione, perché ti permetterà di risparmiare tempo ed energie.
3. Sii costante con la registrazione del tempo e delle spese
Può essere difficile formare una nuova abitudine per monitorare tempi e spese in modo coerente, ma nel lungo periodo può migliorare significativamente l'accuratezza delle fatture e delle detrazioni dell'IVA. Prova a impostare una sveglia o un promemoria nel calendario alla fine di ogni giornata per registrare le ore lavorate e le spese. Col tempo diventerà un'abitudine naturale. Se lavori in un team, assicurati che tutti utilizzino il metodo di monitoraggio scelto, se necessario fai un minimo di formazione e crea una procedura operativa standard (SOP) a cui fare riferimento. È preferibile scegliere una soluzione fruibile sia da desktop che da mobile con sincronizzazione in tempo reale.
4. Ottieni resoconti con statistiche per analizzare le prestazioni aziendali
Tenendo traccia costantemente dei tempi e delle spese, non solo sarai in grado di creare fatture più precise, ma potrai anche ottenere informazioni dettagliate sulle tue prestazioni. I software gestionali elaborano i dati delle ore lavorate e delle spese contabilizzate per creare report approfonditi e molto utili.
5. Usa i dati per far crescere il tuo business
Seguire i passaggi precedenti può aiutarti a prendere decisioni aziendali migliori, orientate a favorire la crescita della tua attività. Ad esempio, se offri un servizio a tariffa fissa ma ti accorgi che le ore di lavoro sono eccessive rispetto al compenso richiesto, potrebbe essere necessario passare a una tariffa oraria o a un modello ibrido oppure proporre una tariffa fissa più elevata. Se invece vuoi mantenere le tue tariffe basse per stare al passo con la concorrenza, puoi esaminare i resoconti delle ore lavorate per vedere dove puoi ottimizzare i tempi. Lo stesso vale per i dati sulle spese, soprattutto se stai cercando di far risparmiare denaro ai clienti.
In che modo i professionisti inseriscono le spese aziendali nella dichiarazione IVA?
In base al regime fiscale della tua impresa, potresti avere diritto a detrarre dalle tasse alcune spese aziendali. Tenere traccia delle spese con precisione ti aiuterà anche a risparmiare tempo quando arriva il momento di presentare la dichiarazione IVA: inserire i dati delle spese sarà molto più semplice e veloce.
Conclusioni
Come abbiamo visto il modo migliore per tenere traccia dei tempi e delle spese dipenderà dalle tue esigenze aziendali, ma ciò che conta è disporre di un sistema efficiente da utilizzare con costanza.
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