Come creare e gestire le tue attività
Ultimo aggiornamento:Le attività in Houzz Pro ti aiutano a tener traccia dei tuoi progetti e contatti. Puoi assegnare le attività ai membri del tuo team e ai clienti, i quali riceveranno una notifica. Una volta che essi avranno completato l'attività, verrai notificato. In questo modo sei sempre aggiornato.
Puoi accedere alle tue attività dal "Centro attività" nonché dai singoli progetti e contatti - sia dal desktop sia dalle versioni mobili di Houzz Pro.
Centro attività
Dal "Centro attività" è possibile visualizzare le attività di tutti i progetti e contatti. Si tratta di un luogo ideale per avere una panoramica generale di tutti i progetti/contatti e del loro stato di avanzamento.
Per accedere al "Centro attività", fai clic sull'icona "Cerca" nella navigazione a sinistra e seleziona "Centro attività" in "Gestione".
Una volta nel "Centro attività", è possibile visualizzare tutti i dettagli delle attività in modo organizzato, compresi assegnatari, data di scadenza, stato e nome del progetto. Le attività verranno ordinate secondo la data di scadenza: le attività in ritardo verranno evidenziate in rosso, quelle imminenti in giallo e quelle future in nero.
È possibile cercare tutte le attività digitando nella casella di testo della ricerca, ordinare le attività nel menu a discesa dell'ordinamento o filtrare per stato, assegnatario, progetto/contatto o segnalatore.
Elenco attività in progetti
Se invece preferisci concentrarti su un progetto specifico, puoi gestire facilmente le tue attività anche nella pagina di panoramica del progetto.
Cerca l'icona "Progetti" nella navigazione a sinistra e seleziona il progetto in questione. Una volta nel progetto, seleziona "Attività" dal menu di sinistra.
Nell'elenco attività del progetto, puoi visualizzare tutti i dettagli delle attività per quel progetto in modo organizzato, compresi gli assegnatari, la data di scadenza e lo stato.
È possibile cercare tutte le attività digitando nella casella di testo della ricerca, ordinare le attività nel menu a discesa dell'ordinamento o filtrare per stato, assegnatario o segnalatore.
I promemoria delle attività imminenti sono collocati nell'intero Houzz Pro, in modo da non perdere nulla. Puoi visualizzare rapidamente tutte le attività imminenti nella sezione "Da fare" della homepage di Houzz Pro.
Elenco attività in contatti
Per vedere le attività di un contatto specifico, cerca l'icona "Contatti" nella navigazione a sinistra e seleziona il contatto in questione. Una volta nel contatto, selezionare "Attività" dal menu a sinistra.
Nell'elenco delle attività dei contatti è possibile visualizzare tutti i dettagli delle attività in modo organizzato, compresi titolo, assegnatari, data di scadenza e stato.
È possibile cercare tutte le attività digitando nella casella di testo della ricerca, ordinare le attività nel menu a discesa dell'ordinamento o filtrare per stato, assegnatario o segnalatore.
I promemoria delle attività imminenti sono collocati nell'intero Houzz Pro, in modo da non perdere nulla. Puoi visualizzare rapidamente tutte le attività imminenti nella sezione "Da fare" della homepage di Houzz Pro.
Per i singoli clienti, inoltre, è possibile visualizzare le scadenze imminenti nella sezione "Prossimi" della pagina di riepilogo del cliente (come mostrato di seguito).
Infine, è possibile visualizzare i promemoria delle attività dei contatti nella sezione "Tutti i contatti attivi".
Aggiungere una nuova attività
All'interno del centro attività: per aggiungere una nuova attività nel centro attività, fai clic sul pulsante "Aggiungi una nuova attività" in alto a destra dello schermo.
Sul lato destro apparirà una nuova schermata in cui puoi inserire tutti i dettagli dell'attività. Aggiungi il nome dell'attività, assegnala a un progetto/contatto specifico, imposta una data di scadenza, assegnala a un membro del team o a un cliente, fornisci una descrizione e aggiungi gli allegati, se pertinenti. È anche possibile impostare l'attività come completata in alto a sinistra.
L'attività verrà automaticamente visualizzata nel centro attività e tra le attività di quel singolo progetto o contatto.
All'interno di un progetto o contatto: per aggiungere una nuova attività all'interno di un progetto, fai clic su "Aggiungi attività" nella parte inferiore dell'elenco o "Aggiungi nuova attività" nella parte superiore della pagina.
Nell'elenco delle attività apparirà una nuova riga vuota. Digita il nome dell'attività e seleziona l'icona del segno di spunta. Una volta completata, l'attività apparirà automaticamente nell'elenco delle attività e nel centro attività. È possibile modificare i dettagli se necessario.
Per creare rapidamente un'attività all'interno di un contatto, puoi anche fare clic sull'icona "Attività" nella sezione "Creazione rapida" della pagina di panoramica del contatto.
Modificare un'attività
Una volta creata un'attività, è possibile modificarne facilmente i dettagli facendo clic sull'icona della matita accanto alla singola attività.
Sul lato destro apparirà una schermata che ti consente di modificare il titolo dell'attività, la data di scadenza, la descrizione, il collegamento al cronoprogramma e l'eventuale aggiunta di allegati.
Nella scheda "Attività", trovi lo storico di tutte le azioni per quella determinata attività. Le azioni elencate qui includono la creazione dell'attività, la modifica della scadenza, l'assegnazione dell'attività a qualcuno e la contrassegna dell'attività come completata.
Assegnare un'attività
In modalità "Modifica", è anche possibile assegnare le attività a un membro del team, a un subappaltatore o a un cliente nell'elenco a discesa degli assegnatari. Seleziona la scheda pertinente ("Membri del team" o "Clienti e subappaltatori"), quindi scegli da un elenco di persone esistenti o invita qualcuno di nuovo in fondo.
Quando assegni un'attività a un cliente, appare un altro menu a tendina in cui è possibile impostare l'attività come attività privata o condivisa. Se è impostata come "Privata", il cliente non potrà visualizzare l'attività, che sarà visibile solo a te. Se è impostata come "Condivisa", il cliente riceverà una notifica dell'attività e potrà vederla pannello di controllo clienti.
Se crei, modifichi o completi un'attività, il destinatario riceverà una notifica via e-mail (a meno che non decidi di non condividerla con il cliente). Se un membro del team, un subappaltatore o un cliente modifica o completa l'attività, riceverai una notifica.
Se desideri modificare le notifiche delle attività, puoi farlo nel centro notifiche. Per saperne di più, leggi questo articolo: Come gestire le tue notifiche in Houzz Pro
Ecco un esempio di e-mail per un'attività assegnata a un cliente.
Aggiungere commenti all'attività
All'interno dei dettagli dell'attività, puoi aggiungere commenti per il cliente e/o il team, se necessario. Per aggiungere un commento, fai clic sulla scheda "Commenti" o seleziona l'icona "Commento". Puoi scegliere se aggiungere un commento per il cliente o per il team.
Digita il commento nella casella di testo e fai clic su "Salva". Il cliente o il membro del team riceverà una notifica e potrà rispondere direttamente.
NB: affinché il commento sia visibile, è necessario assegnare l'attività al cliente e assicurarsi che l'attività sia condivisa nel pannello di controllo clienti. Per i membri del team o i subappaltatori, è necessario invitarli al progetto e assegnare loro l'attività.
Rimuovere un'attività
Esistono diversi modi per rimuovere un'attività:
- Fai clic sulla casella di controllo a sinistra dell'attività che desideri rimuovere, quindi clicca il pulsante "Rimuovi" nella parte superiore dell'elenco.
- Fai clic sull'icona con i tre puntini a destra dell'attività che desideri rimuovere, quindi clicca "Rimuovi". Qui è possibile anche rinominare, duplicare o contrassegnare un'attività come completata.
All'interno della sezione attività di un singolo progetto/contatto, è anche possibile rimuovere tutte le attività per quel progetto/contatto in una volta sola: basta fare clic su "Azioni" e selezionare "Rimuovi tutto" dal menu a discesa.
Esportare un'attività
Se hai bisogno di esportare un intero elenco di attività o di esportare attività specifiche, puoi farlo facilmente in diversi punti di Houzz Pro. Nel "Centro attività", è possibile esportare un elenco di attività per tutti i progetti/contatti. All'interno di una pagina di un singolo progetto/contatto, è possibile esportare un elenco di attività per un progetto/contatto specifico.
Per iniziare, apri il "Centro attività" o la sezione delle attività nel progetto/contatto in questione. Per esportare alcune attività ma non l'intero elenco, fai clic sulla casella di controllo accanto alle attività in questione, quindi seleziona il pulsante "Esporta come" nella parte superiore dell'elenco.
Per esportare un intero elenco di attività, seleziona il pulsante "Azioni", poi "Esporta come".
Appare una nuova schermata: seleziona il formato PDF, PNG, CSV o XLSX, poi clicca "Esporta". Successivamente puoi scaricare il tuo elenco delle attività e, a seconda delle esigenze, salvare e/o stampare il file.
Aggiungere attività al cronoprogramma
Una volta create le attività per il tuo progetto o contatto, puoi aggiungerle al tuo cronoprogramma per tenere il passo con tutte le scadenze. Puoi aggiungere le attività a un cronoprogramma esistente o creare un nuovo cronoprogramma per tali attività.
Aggiungere a un cronoprogramma esistente
Per aggiungere attività a un cronoprogramma già creato, fai clic sulla casella di controllo "seleziona tutto" in alto a sinistra delle attività per aggiungere automaticamente tutte le attività dell'elenco. Se desideri rimuovere un'attività, deselezionare la casella di controllo accanto a tale attività. Se vuoi selezionare manualmente le attività pertinenti, puoi anche selezionare le caselle di controllo per ogni attività che desideri aggiungere.
Per aggiungere un'attività al cronoprogramma, seleziona il pulsante "Aggiungi al cronoprogramma" nella parte superiore dell'elenco delle attività. Puoi anche selezionare "Azioni", quindi fai clic su "Aggiungi al cronoprogramma" nel menu a discesa.
Una volta che hai selezionato il pulsante "Aggiungi al cronoprogramma", puoi scegliere di creare un nuovo elemento di cronoprogramma per le tue attività o di aggiungerlo a un elemento esistente.
Se aggiungi un nuovo elemento, è necessario assegnargli un nome e aggiungerlo a una tappa esistente (come mostrato di seguito). Se necessario, puoi anche creare una nuova tappa.
Se aggiungi un elemento a un elemento esistente, devi selezionare l'elemento in questione dal un menu a discesa.
Una volta completato, fai clic su "Fatto".
Il cronoprogramma esistente viene ora visualizzato con tutte le attività.
Le attività con una data di scadenza appariranno in quella data all'interno del tuo cronoprogramma. Le attività senza data di scadenza vengono visualizzate all'inizio dell'elemento di cronoprogramma. Per modificarli, puoi fare clic e trascinare l'attività alla data desiderata, oppure modificare la data nei dettagli dell'attività. All'interno dei dettagli dell'attività, puoi aggiungere una descrizione, immagini, contrassegnare come completato e altro ancora.
Aggiungere a un nuovo cronoprogramma
Se non hai ancora creato un cronoprogramma e non hai elencato almeno cinque attività, verrà visualizzato un banner nella parte superiore dell'elenco delle attività. Fai clic sulle caselle di controllo accanto alle attività che desideri aggiungere, quindi seleziona il pulsante "Aggiungi attività al cronoprogramma". NB: se non selezioni alcuna casella di controllo, tutte le attività verranno inserite nel cronoprogramma.
(Puoi aggiungere attività anche selezionando il pulsante "Aggiungi al cronoprogramma" nella parte superiore dell'elenco o nel menu a discesa "Azioni").
Una volta selezionato il pulsante "Aggiungi attività al cronoprogramma", devi assegnare un nome all'elemento di cronoprogramma, quindi fai clic su "Fatto".
A questo punto viene visualizzata il nuovo cronoprogramma con tutte le attività.
Le attività con una data di scadenza appariranno in quella data all'interno del tuo cronoprogramma. Le attività senza data di scadenza vengono visualizzate all'inizio dell'elemento di cronoprogramma. Per modificarli, puoi fare clic e trascinare l'attività alla data desiderata, oppure modificare la data nei dettagli dell'attività. All'interno dei dettagli dell'attività, puoi aggiungere una descrizione, immagini, contrassegnare come completato e altro ancora.
Per saperne di più su tutte le funzioni del cronoprogramma, consulta Come creare un cronoprogramma di progetto.
Altre risorse
In Houzz Pro hai l'opzione di creare template di attività che ti faranno risparmiare tempo e aumentare l'efficienza. Leggi Come usare i template di attività per saperne di più.
Se desideri creare attività sull'app mobile, consulta Come usare le attività sull'app mobile.