Chi gestisce un'azienda di progettazione o costruzione deve destreggiarsi tra moltissime attività: visitare i cantieri, curare le relazioni con i clienti, far quadrare i conti, interfacciarsi con i fornitori, trovare collaboratori e molto altro. Sebbene i picchi di domanda siano ovviamente vantaggiosi per i guadagni, possono tuttavia rendere complicata la gestione di tutti questi aspetti. In questo articolo, il primo della nostra serie sulla gestione d’impresa durante i periodi di forte domanda, 14 designer e professionisti dell'edilizia condividono esperienze e consigli.
Gestisci le aspettative dei clienti e comunica efficacemente
Un cliente deluso, oltre a causare stress e tensione nel rapporto cliente-progettista, richiederà un impegno aggiuntivo per risolvere il conflitto creatosi. Quindi, come possiamo gestire le aspettative dei clienti fin dall'inizio? La parola chiave è: comunicazione.
Beth Clarke, presidente della sezione di Portland (Oregon) della Interior Design Society degli Stati Uniti, dice che «è tutta una questione di comunicazione». Nel tempo ha imparato che è fondamentale mantenere un contatto regolare con i clienti, «anche solo per dire che tutto è a posto e che non c'è nulla di nuovo da segnalare. Quando non mi prendo del tempo per comunicare con loro, quasi sempre si presentano dei problemi».
È facile entusiasmarsi per un progetto, ma Hennie Schoeman di Schoeman Construction consiglia di creare aspettative realistiche fin dall'inizio e di non fare promesse che non si possono mantenere. Il suo motto è: «Fai quello che prometti di fare e fatti sentire o vedere quando dici che lo farai».
Per assicurarsi di rispondere efficacemente alle aspettative dei suoi clienti, Taghi Shaw di Waze Development invia continuamente delle fotografie durante i lavori in corso. «Chiedo sempre: ‘Vi piace questo? C'è qualcosa che dovremmo cambiare?’. Penso che questo tipo di comunicazione sia fondamentale per evitare che a progetto concluso i clienti guardino il risultato e dicano: 'Non è come lo immaginavamo’».
Separa la vita lavorativa da quella privata
Moltissimi progettisti finiscono per lavorare fuori orario, rispondendo alle chiamate dei clienti fino a tarda notte o nei fine settimana. Ma i confini sfocati possono avere un impatto negativo sul tuo equilibrio tra lavoro e vita privata.
Clarke ha deciso di creare dei limiti chiari non rispondendo ai messaggi o alle telefonate che arrivano oltre l'orario di lavoro. «Se non rispondo, la conversazione non può continuare», dice. Potrebbe essere utile tenere a mente che in genere un cliente che scrive o chiama fuori orario non si aspetta una risposta immediata. «A volte quei messaggi o quelle chiamate non necessariamente sono orientate a farmi mollare tutto per rispondere in quel preciso momento», dice Clarke. «Spesso il cliente invia messaggi negli orari più disparati semplicemente per ridurre la sua lista di cose da fare e non dimenticarsene. Essere consapevoli di questo rende più facile aspettare e rispondere il giorno lavorativo successivo». L’interior designer Laura Grist dice che «non esiste un'emergenza in un progetto di design» e rassicura i clienti spiegando loro che alla fine tutto andrà bene.
Rispettando i tuoi orari di lavoro fin dall'inizio e non contattando i clienti al di fuori di quel lasso di tempo, costruirai confini equi e realistici. Questo è davvero essenziale per la tua salute mentale. Laura Irion di Laura Design Co. dice che può essere difficile, «soprattutto quando il tuo ufficio è a un passo dalla tua cucina». Ma sia Irion che la sua collega Laura Peacock, che lavorano per la maggior parte del tempo da casa, hanno stabilito dei confini chiari. «Inviamo e-mail solo tra le 8:00 e le 17:00 e non lavoriamo mai la domenica», racconta Irion. «Fin dal primo giorno questa è diventata una regola molto rigida e l’abbiamo sempre rispettata». Martha Fecteau di Fairfax Design Solutions aggiunge: «Chiudo fisicamente la porta del mio studio domestico alle 17:00, che per me equivale a dire: 'Ora ho chiuso con il lavoro’».
Allo stesso modo, Ginger Curtis di Urbanology Designs ha stabilito un duro stop alle 16:30 per sé e per tutto il suo team. «Non è stato sempre così», dice. «All’inizio pensavo che allungare l’orario di lavoro mi avrebbe aiutato a crescere. Invece ha solamente dimostrato di esaurirmi mentalmente, emotivamente e fisicamente. Ora sono molto rigorosa e mi assicuro di avere il tempo ogni sera per cenare con la mia famiglia».
L’interior designer Will Guenther invece ci racconta di lavorare spesso nei fine settimana. «Ma nei weekend lavoro solo quattro, massimo cinque ore», dice. «Mi prendo delle pause per trascorrere del tempo con la mia famiglia e il nostro cane. Cerco anche di fare una passeggiata o dei brevi viaggi».
Secondo Irion prima si stabiliscono questi confini meglio è. «Il messaggio di benvenuto che inviamo ai nuovi clienti dice: 'Questi sono i nostri orari di lavoro, risponderemo alle richieste fuori orario il giorno lavorativo successivo».
Controlla i costi di progetto e di manodopera con attenzione
La gestione dei costi del progetto richiede una buona comprensione dei vincoli di budget fin dall'inizio e la considerazione di tali parametri lungo tutto il corso dell’intervento. Pertanto è una buona idea avere più fornitori di riferimento che coprono una varietà di fasce di prezzo.
I costi del lavoro sono più complicati da calcolare e gestire, perché non hai alcun controllo su di essi. Clarke dice che la comunicazione è fondamentale per evitare che tali costi aumentino. «Quando non fornisco a un fornitore o a un collaboratore tutte le informazioni di cui ha bisogno, alla fine ci vorrà più tempo per svolgere il lavoro», afferma. «E sappiamo tutti che il tempo è denaro.»
Deana Duffek di Duffek Design & Development ci racconta che Houzz Pro le fa risparmiare tempo digitalizzando ciò che prima rappresentava una pila di scartoffie. «Più snellisci e rendi questi processi efficienti e automatizzati, meno tempo dovrai rimanere sulla scrivania a risolvere problemi di contabilità, fatturazione e così via», dice. Qualsiasi automazione ti aiuta a risparmiare tempo.
Proteggi il tuo flusso di cassa
In molte scuole di design ti insegnano a non acquistare mai i prodotti per i clienti prima di ricevere il pagamento. Lo stesso vale per i professionisti dell'edilizia. Attendi il pagamento dei tuoi clienti prima di acquistare i materiali o iniziare i lavori. Spesso i clienti cambiano idea o chiedono modifiche al progetto. Clarke racconta di aver dovuto posticipare alcuni progetti fino a quando i soldi non erano sul suo conto. «Ma preferisco ritardare i lavori piuttosto che correre il rischio di subire un danno finanziario». Il consiglio è di utilizzare la copia contabile dei pagamenti come unico "via libera" certificato.
Ricorda, ritardare un progetto è meglio che spendere di tasca tua per avviarlo.
Scegli i clienti in modo selettivo
Non tutti i potenziali clienti che ti contattano valgono il tuo tempo. Impara a rifiutare educatamente le richieste o indirizzare i potenziali clienti a un altro professionista che potrebbe essere più adatto. «Non tutti i contatti che ricevi corrispondono alla tipologia di clienti che desideri», dice Robert Littlejohn di Interiors Unlimited, che racconta di aver imparato a selezionare i progetti e non accettare più tutte le richieste che arrivano, perché non sempre ne vale la pena. A volte il tuo tempo vale molto di più.
Lavora con le le persone giuste
Se lavori in maniera autonoma, probabilmente deleghi alcune parti del progetto a fornitori o tecnici specializzati. Assicurati che le persone con cui collabori siano affidabili e che non siano causa di stress. Clarke consiglia di «non avere paura di porre tutte le domande necessarie per sapere se la collaborazione funzionerà».
Irion osserva quanto siano importanti le relazioni con i fornitori di prodotti e servizi: «Se non avessimo buoni rapporti con i fornitori, non potremmo vendere nulla ai nostri clienti. Quindi questa relazione è cruciale per il successo dell’azienda».
Trovare le persone giuste da inserire nel team dovrebbe aiutarti a ridurre al minimo il carico di lavoro e a risparmiare tempo, soprattutto se aggiungi un dipendente a tempo pieno alla tua squadra. Ruben Gutierrez di Errez Design confessa che grazie al suo team riesce a rimanere centrato sull'obiettivo. «Insieme delineiamo i nostri progetti, le scadenze e i risultati finali in anticipo in modo da determinare quando e come li completeremo», spiega. Irion ha recentemente assunto un nuovo dipendente: «Ora abbiamo un'assistente di progettazione... e ci salva la vita ogni giorno!». Quando lavori insieme ad altre persone, puoi condividere sia il carico di lavoro che i successi come una vera e propria squadra.
Per ridurre al minimo il lavoro quando è fuori ufficio, Grist ha selezionato dei professionisti fidati che lavorano in studio su diversi progetti. «Mi affido al loro buon istinto. Sanno quando quando contattarmi o quando gestire un problema da soli», dice. E se l’assunzione di nuovo personale attualmente non rientra nelle tue possibilità, puoi utilizzare le seguenti idee per ridurre al minimo lo stress ed evitare il burnout.
Utilizza il tempo in modo intelligente
Correre tra i diversi cantieri, portarsi dietro i campioni dei materiali, pranzare in macchina. Come ridurre al minimo lo stress causato dal lavoro in movimento? Il trucco è programmare i tempi di inattività e non sovraccaricare eccessivamente la tua giornata. Prova a stabilire qualunque programma funzioni bene per te.
Clarke, ad esempio, separa gli appuntamenti con i clienti e il lavoro in showroom per creare un blocco di tempo libero in cui il suo cervello può ricaricarsi. Curtis stabilisce riunioni regolari con il suo team per impedire ai dipendenti di sentirsi sopraffatti. «Se lascio passare troppo tempo prima di fare il punto della situazione possono presentarsi delle complicazioni», dice.
Phil Shearon di Shearon Design Collective sfrutta la tecnologia. «Dato che lavoriamo ovunque – dalle nostre case, dalle case dei clienti, dagli uffici, dalle caffetterie e persino dalla cima di una montagna per una nuova casa in costruzione – utilizziamo spesso la tecnologia mobile», dice. Il team di Shearon utilizza l'app Houzz Pro per tutte le comunicazioni. «I modelli mi consentono di risparmiare molto tempo nel digitare le risposte, soprattutto quando sono in cantiere o tra un appuntamento e l’altro», racconta.
Gabrielle Lowrie di Bandd Design ha scoperto che distribuire la sua corrispondenza e-mail le fa risparmiare tempo. «Ad esempio, aprire velocemente un’email per dire al cliente che risponderò più tardi, fa una grande differenza rispetto a cercare di recuperare un milione di cose contemporaneamente», dice. «E sicuramente avere l'app Houzz Pro e Dropbox sul mio telefono aiuta!»
Secondo Fecteau avere il telefono sempre a portata di mano è importante per rimanere al passo con il progetto, ma racconta che non risponde mai alle chiamate e alle e-mail mentre è a casa di un altro cliente. «Spengo il telefono finché non torno in macchina», dice.
Aiuta i clienti a trovarti online
I clienti, compresi quelli che arrivano attraverso il passaparola, sono una componente chiave di qualsiasi attività commerciale. Prima le raccomandazioni viaggiavano di bocca in bocca e richiedevano più tempo. Oggi invece la maggior parte delle persone cerca sul web i professionisti e le aziende della loro zona. Per questa ragione è importante far trovare il tuo sito web e il tuo profilo e mostrare ai visitatori le recensioni positive che hai ricevuto. Ecco perché soluzioni online come Houzz Pro sono essenziali per il marketing.
Un consiglio per risparmiare tempo: assicurati di avere una presenza online eccezionale, in modo che le recensioni positive dei tuoi clienti precedenti catturino l’attenzione. Natasha Burton di NB Interiors UK racconta di ottenere molti contatti tramite Houzz: «Tantissimi clienti mi hanno contattata grazie alle numerose recensioni che ho ricevuto online». Fecteau dice che Houzz Pro è stato «un enorme risparmio di tempo» per lei e aggiunge: «È davvero efficiente e i promemoria sono molto utili».
Assicurati di sfruttare appieno le soluzioni digitali per facilitare l’acquisizione di nuovi clienti e mantenere una buona organizzazione lavorativa.
Trova ciò che fa per te
I progetti di interior design e di ristrutturazione implicano sicuramente molto impegno, creatività e passione, ma con una buona pianificazione e la giusta mentalità, puoi integrare armoniosamente il tuo lavoro e la tua vita personale. Gutierrez dice che ora «sembrano completarsi e sostenersi a vicenda».
Ma ovviamente ognuno ha le proprie strategie e tutti abbiamo esigenze diverse. È proprio questo il punto: trovare il sistema e l'equilibrio giusti per te.
