Come gestire i tempi e le spese
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Nella sezione 'Tempo e spese' di Houzz Pro è possibile gestire il tempo di lavoro e le spese dei diversi membri del team. Questo articolo copre come creare, modificare e gestire le entrate. Se hai bisogno di assistenza con i cronometri per tenere traccia del tuo tempo, ti rimandiamo a questo articolo.
Puoi vedere il tempo lavorato e le spese relative ai diversi membri del team in un'unica panoramica, dove puoi cambiare l'ordine, apportare modifiche, creare nuove voci o eliminarle. Questi servizi vengono salvati in modo che possano essere riutilizzati nei tuoi progetti futuri.
Per accedere alla pagina principale di 'Tempo e spese', fai clic su 'Tempo e spese' nella sezione Gestione, sotto l'icona di ricerca nella navigazione a sinistra. È anche possibile fare clic sull'icona di 'Entrata delle ore' nel riquadro 'Crea nuovo' della homepage.
È possibile accedere a 'Tempo e spese' per un progetto specifico facendo clic su 'Tempo e spese' nella sezione 'Gestione' del menu di sinistra in qualsiasi pagina di panoramica del progetto. In questo modo verranno visualizzate solo le entrate del progetto corrispondente.
Creare una nuova entrata delle ore
Per tener traccia delle ore e delle spese, è necessario creare delle entrate. Per creare una nuova entrata delle ore, fai clic sul pulsante 'Nuova entrata' in alto a destra nella pagina 'Tempo e spese'. Assicurati di essere nella scheda 'Tempo', situata nella parte superiore della pagina.
Nella finestra di dialogo che si apre, inserisci i dettagli pertinenti, tra cui il nome del progetto, il membro del team, il servizio, la data, la tariffa oraria, le ore e qualsiasi descrizione o file necessario.
Se non ci sono servizi esistenti, è sufficiente digitare il nome del servizio che si desidera aggiungere/creare e premere Invio.
Fai clic sul pulsante 'Salva' per vedere la nuova entrata di tempo elencata nella pagina 'Tempo e spese'.
È possibile modificare o rimuovere un'entrata facendo clic sui tre punti a destra dell'entrata e selezionando l'azione desiderata.
Ti facciamo notare che, ai fini di una corretta registrazione, un'entrata non può essere rimossa o modificata una volta collegata a un documento, come una fattura emessa.
È possibile modificare o eliminare un'entrata facendo clic sui tre punti a destra dell'entrata e selezionando l'azione desiderata.
Creare un'entrata delle spese
Per creare una nuova entrata delle spese, vai alla scheda 'Spese' situata nella parte superiore della pagina 'Tempo e spese'. Da qui, fai clic sul pulsante 'Nuova entrata' in alto a destra della pagina.
Nella finestra di dialogo che si apre, inserisci i dettagli pertinenti, tra cui il nome del progetto, il membro del team, il servizio, la data, il costo, la quantità e qualsiasi descrizione o file necessario.
Se non ci sono servizi esistenti, è sufficiente digitare il nome del servizio che si desidera aggiungere/creare e premere Invio.
Fai clic sul pulsante 'Salva' per vedere la nuova entrata delle spese elencata nella pagina 'Tempo e spese'.
Ordinare e filtrare entrate di tempo e spese
Puoi filtrare le ore e le spese in base al membro del team responsabile, alla data associata o alla tipologia di servizio fornito usando i menu a tendina in altro. Vedi un sommario della durata totale, del totale fatturabile, del totale fatturato e del costo totale (non fatturabile). Ciò cambia a seconda dei filtri che applichi.
Per modificare l'ordine delle voci, utilizza le frecce sulla colonna desiderata (progetto, data, servizio, ecc.).
Per regolare il formato in cui viene visualizzato l'orario, fai clic sul titolo della colonna dell'orario (che sarà ore o durata (hr), a seconda di ciò che è attualmente selezionato). Scegli se visualizzare l'ora in ore (ad esempio, 02:30) o in decimali (ad esempio, 2,5). Il formato della durata può essere particolarmente utile quando esporti le voci di orario in Excel per le buste paga.
Modificare, eliminare o creare servizi
Puoi modificare e rimuovere i servizi, nonché crearne di nuovi, direttamente dalla schermata Gestione servizi. Per accedere a queste opzioni, fare clic su 'Gestisci le prestazioni di tempo' dalla parte superiore della scheda 'Tempo' o su 'Gestisci le prestazioni di spese' dalla scheda 'Spese'.
Da qui è possibile fare clic sull'icona della matita accanto a un servizio per modificarlo, oppure selezionare la casella di controllo a sinistra di uno di essi e fare clic su 'Rimuovi' in alto a destra per eliminarlo. Nota che, per una corretta conservazione dei dati, un servizio non può essere rimosso una volta collegato a un'entrata.
Per aggiungere una nuova prestazione, fai clic su 'Nuova prestazione' in alto a destra e compilare le informazioni pertinenti, quindi fare clic su 'Salva'.
Ordinare e cercare in 'Gestire le prestazioni'
Nella schermata 'Gestire le prestazioni' è possibile filtrare per membro del team e cercare per parole chiave. Inoltre, è possibile ordinare i servizi dalla A alla Z o per tariffa oraria facendo clic sui nomi delle colonne per cambiare l'ordine.
Creare una fattura dalle entrate delle ore o delle spese
Dalla sezione 'Tempo e spese', è possibile creare una fattura dalle entrare semplicemente selezionando quelle che desideri includere e facendo clic sul pulsante 'Crea fattura' in alto a destra.
Seleziona 'Crea da zero' per creare una nuova fattura. Se il progetto ha delle fatture aperte, è possibile scegliere anche 'Aggiungi a fattura esistente'.
Esportare entrate di tempo e spese in Excel
È possibile esportare le entrate di tempo o di spesa in Excel per scopi contabili; questo è un modo eccellente per scaricare il tempo per progetto o per membro del team per la busta paga. A tale scopo, seleziona 'Esportazione delle entrate delle ore' nel menu a discesa 'Azioni' (nella scheda 'Tempo'). Dalla scheda 'Spese', fai clic sul pulsante 'Esporta' in alto a destra.
In questo modo verranno esportate tutte le entrate attualmente visualizzate sullo schermo; se desideri scaricare le entrate per un progetto specifico o per un membro del team, assicurati di filtrare le entrate in anticipo.
NB: i report di fatturazione delle ore possono essere generati anche per membro del team o per progetto nella sezione 'Report' di Houzz Pro. Per ulteriori informazioni, consulta Come generare report di fatturazione tempo.
Importare entrate di tempo da altri software
Dalla sezione 'Tempo e spese', puoi importare le entrate di tempo da altri software. Per effettuare un'importazione di successo, devi assicurarti di caricare esclusivamente file Excel o CSV e di aver riempito i campi necessari.
Seleziona 'Importazione delle entrate delle ore' dal menu a discesa 'Azioni'
Successivamente puoi scaricare il template della tabella d'importazione e compilarlo con i tuoi dati oppure caricare un tuo file che contenga tutti i campi richiesti. Assicurati di includere la data, il numero delle ore e i tassi per ogni riga.
Assicurati inoltre di includere il nome del progetto, il nome del cliente, nome e cognome del membro del team nonché il servizio. Questi devono combaciare con quanto è già in Houzz Pro.
Successivamente conferma che tutte le tue colonne sono mappate al campo Houzz Pro corretto. Ogni colonna mappata verrà importata. Clicca 'Fatto' una volta che hai terminato.