Come creare un preventivo in pochi minuti
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Vi sono varie opzioni per creare un nuovo preventivo per il tuo progetto:
- Creare un preventivo da un template esistente
- Creare template personalizzati
- Creare preventivi da zero
- Caricare un preventivo esistente
- Duplicare un preventivo esistente
- Convertire shopping list in un preventivo
Come procedere:
1. Accedi al progetto dove desideri creare un preventivo. All'interno della sezione "Preventivi" del progetto stesso, clicca sul pulsante "Crea nuovo preventivo".
2. Nel menu a discesa seleziona "Da zero", "Carica" o "Dal template".
Creare un preventivo da un template esistente
Il modo più facile e veloce per creare un preventivo è selezionare il template di un preventivo creato in passato.
Una volta che hai selezionato il template desiderato, basta cliccare sul pulsante "Crea" sulla destra. Dopodiché puoi modificare le entrate in base alle necessità del progetto in questione.
Creare template personalizzati
Se hai determinati template che desideri riutilizzare per la tua attività, hai la possibilità di creare dei template personalizzati in Houzz Pro.
Una volta che hai creato il preventivo nel formato desiderato, vai al menu "Azioni" e dal menu a discesa seleziona "Salva come template".
Dopodiché, puoi dare un nome al tuo template e selezionare tutte le sezioni che desideri tenere per il template in questione. Premi "Salva".
Una volta che hai creato il tuo template, potrai accedervi anche passando per la sezione Template ogniqualvolta che avrai bisogno di usarlo.
Ti rimandiamo al seguente articolo per scoprire di più su come creare template: Come salvare i tuoi preventivi come template
Creare preventivi da zero
Se preferisci creare i tuoi preventivi da zero, puoi farlo. Vi sono due opzioni:
- Nella homepage di Houzz Pro, fai clic sull'icona del preventivo nella sezione "Crea nuovo", seleziona "Da zero" e assegnalo a un progetto.
- Dalla sezione "Preventivi" all'interno di un progetto, fai clic sul pulsante "Nuovo preventivo", quindi seleziona "Da zero".
Aggiungere elementi
Una volta creato il nuovo preventivo, puoi aggiungere gli elementi. Clicca sul campo "Aggiungi elemento" nel documento per aggiungere manualmente le informazioni. È possibile creare un nuovo elemento o cercare e selezionare un elemento esistente. Potrai vedere gli elementi provenienti da "I miei elementi" e dagli elementi del progetto.
Il menu sulla destra del tuo documento ti permette di accedere agli elementi da varie fonti:
- I miei elementi: elementi dalla tua raccolta di prodotti ed elementi
- Template: elementi dai tuoi template di documenti esistenti
- Preventivi recenti: elementi di altri preventivi di tutti i tuoi progetti
Utilizza i filtri e la barra di ricerca per trovare rapidamente gli elementi desiderati, quindi fai clic sugli elementi da aggiungere al preventivo. Una volta aggiunti, puoi aggiornare manualmente i dettagli, come le descrizioni, la quantità o marcare un elemento come soggetto all'IVA.
Consiglio: per risparmiare tempo quando aggiungi elementi, puoi anche copiare gli elementi da un foglio di calcolo o da un elenco esterno e incollarle direttamente in un preventivo Houzz Pro. Per saperne di più, consulta questo articolo.
Creare gruppi da elementi
Gli elementi del preventivo possono essere raggruppati per creare un elemento principale. Questo è particolarmente utile quando crei pezzi personalizzati o fatturi articoli composti da più componenti e non desideri mostrare al cliente ogni minimo dettaglio. Consulta queste risorse per scoprire come creare gruppi:
Come creare gruppi in preventivi e fatture (imprese edili/costruttori)
Come raggruppare singoli elementi in preventivi e fatture (interior designer/progettisti)
Organizzare e personalizzare
Puoi personalizzare il tuo preventivo cliccando in un campo e modificandolo oppure aggiungendo i tuoi campi personalizzati.
Ordina il tuo preventivo come desideri utilizzando il menu a tendina "Visualizza per": raggruppa i tuoi elementi per categoria, spazio, sezione o qualsiasi altra colonna personalizzata che hai aggiunto. Puoi anche optare di non raggrupparli. L'opzione "Visualizza per" che imposti verrà applicata anche ai documenti PDF e nella visualizzazione cliente del preventivo.
NB: se non viene visualizzata l'opzione "Visualizza per" nel menu a discesa, potrebbe essere necessario abilitare la colonna specifica nelle impostazioni "Personalizza".
Caricare un preventivo esistente
Se possiedi già un preventivo che desideri caricare in Houzz Pro, puoi farlo. Seleziona l'opzione "Carica" dal menu a discesa "Crea nuovo preventivo". Successivamente puoi caricare un file dal tuo computer da usare per il tuo progetto.
Ti rimandiamo al seguente articolo per scoprire di più su come caricare preventivi: Come caricare preventivi esistenti.
Duplicare un preventivo esistente da un altro progetto
Se possiedi un preventivo che hai usato precedentemente per un altro progetto e vorresti riusarlo, hai la possibilità di duplicarlo e spostarlo nel progetto desiderato.
Come procedere:
1. Apri il preventivo che desideri duplicare. Vai al menu a discesa "Azioni" e seleziona "Duplica e modifica".
2. Da lì, puoi scegliere se duplicare il preventivo nel progetto attuale o se duplicarlo e spostarlo in un progetto diverso.
3. Se decidi di usarlo in un altro progetto, seleziona il progetto desiderato dal menu a discesa oppure crea un progetto nuovo per questo preventivo.
4. Il preventivo duplicato ora è disponibile nel progetto selezionato e può essere modificato a piacere.
Convertire shopping list in preventivi
Se il cliente ha già approvato le sue scelte in una shopping list, puoi creare rapidamente un preventivo per quei elementi facendo clic sul pulsante "Converti" in alto a destra della shopping list. Puoi selezionare esattamente gli elementi da includere nel preventivo e vedere il totale degli elementi selezionati.
Modificare le impostazioni del documento
Le impostazioni del preventivo sono completamente personalizzabili per adattarsi alle esigenze di ogni progetto e cliente. Puoi modificare i dettagli generali del documento (titolo, codice del documento, informazioni sul cliente e sull'azienda, data di creazione ecc.), nonché il piano di pagamento, i termini e le condizioni, i promemoria e le attività automatiche.
Per saperne di più sulle impostazioni dei documenti, consulta Come modificare le impostazioni dei documenti.
Aggiungere file e foto ai preventivi
Puoi aggiungere facilmente qualsiasi file o foto rilevante al preventivo, sia per la visualizzazione da parte del cliente che per gli occhi del proprio team. Per allegare un file o una foto, scorri fino alla sezione "File" e fai clic su "Allega file". Da qui puoi selezionare i file del progetto esistenti, caricare i file dal computer o selezionare i file da Google Drive.
Per saperne di più sulla gestione dei file, consultate la sezione Come accedere ai tuoi file e organizzarli.
Anteprima e condivisione di un preventivo
Prima di inviare il tuo preventivo, puoi fare un'anteprima e scegliere esattamente cosa mostrare al cliente. Per primo, clicca il pulsante "Anteprima" in alto.
Successivamente, premi il menu a discesa "Impostazioni" accanto a "Gestisci quello che vede il cliente" per mettere il segno di spunta accanto le informazioni che desideri mostrare al tuo cliente.
Consulta il seguente articolo per scoprire di più su some fare un'anteprima e condividere i tuoi preventivi: Guardare l'anteprima e condividere il preventivo con un cliente.
Puoi anche mostrare o nascondere nella fattura le sezioni dei tuoi file, i termini e condizioni o i tuoi promemoria, cliccando l'icona occhio in alto a destra di ogni sezione quando sei in modalità di modifica.
Quando il tuo preventivo è pronto, clicca "Invia" e scrivi un messaggio da includere al preventivo. Puoi usare i tuoi template di messaggio salvati anziché scrivere un nuovo messaggio ogni volta. I tuoi clienti possono visualizzare la fattura direttamente sul loro computer, tablet o smartphone.
Stampare, scaricare ed esportare
In alternativa, puoi optare di stampare il preventivo per condividerne una copia fisica, di scaricarlo e allegarlo a un'e-mail o di esportarlo in Excel. A tal fine, apri il menu "Azioni" nella parte superiore della pagina e seleziona "Scarica come PDF", "Esporta in Excel o "Stampa", a seconda dell'azione desiderata. È anche possibile scaricare un PDF utilizzando l'icona di download nella parte superiore della pagina.
Aggiungere commenti nei preventivi
Una volta condiviso il preventivo con il cliente, puoi comunicare con lui (e con i membri del team) direttamente sul documento utilizzando la funzione di commento in alto. In questo modo è possibile fare facilmente riferimento ai dettagli del documento di cui si sta discutendo e mantenere le conversazioni organizzate. Per saperne di più, consulta Come aggiungere un commento nei documenti in Houzz Pro.
Modificare un preventivo approvato
Una volta che un preventivo è stato approvato, dovrai riaprilo per effettuare delle modifiche.
Come procedere:
1. Apri il preventivo che desideri modificare. Vai al menu a discesa "Azioni" e seleziona "Riapri per modificare".
2. Appare una finestra pop-up dove ti viene chiesto di confermare che desideri riaprire il preventivo. NB: quando riapri un preventivo, le firme elettroniche verrano rimosse e dovrai condividere nuovamente il preventivo con il tuo cliente per richiedere la firma.
Ulteriori risorse sui preventivi:
Come aggiungere colonne personalizzate, descrizioni e immagini agli elementi dei documenti
Come approvare singole voci in un preventivo
Come personalizzare quello che il tuo cliente vede nel tuo preventivo
Come salvare i tuoi preventivi come template
Come convertire un preventivo in un cronoprogramma