Come creare un cronoprogramma di progetto
Ultimo aggiornamento:
Il cronoprogramma di Houzz Pro è uno strumento di gestione dei progetti e di collaborazione con i clienti che ti aiuta tenere aggiornate tutte le parti interessate: il tuo team, i subappaltatori e i clienti. Qui puoi facilmente visualizzare le prossime fasi del tuo progetto. Puoi anche usare la panoramica del progetto per visualizzare tutti i tuoi progetti in un unico posto.
Per accedere al tuo cronoprogramma, basta aprire un progetto o contatto nella colonna a sinistra e poi selezionare la voce "Cronoprogramma".
Una volta nel cronoprogramma, puoi creare un cronoprogramma da zero, convertire un preventivo in un cronoprogramma oppure usare uno dei template predefiniti o personalizzati.
Puoi selezionare la visualizzazione desiderata dalle 3 opzioni a disposizione: Gantt, calendario ed elenco. Puoi saltare da una visualizzazione all'altra a dipendenza di quello che desideri vedere.
Impostare il cronoprogramma
Quando imposti il cronoprogramma, il menu a tendina "Azioni" nella parte superiore del cronoprogramma ti permette di apportare modifiche per garantire che rifletta accuratamente il progetto o il contatto. Qui puoi:
- impostare la baseline del tuo cronoprogramma (dettagli qui);
- modificare le impostazioni dei giorni lavorativi;
- aggiungere eccezioni dei giorni lavorativi;
- sincronizzare il tuo calendario (dettagli qui);
- spostare la data di inizio del progetto;
- salvare e gestire i template (dettagli qui);
- esportare il cronoprogramma (dettagli qui)
- aggiungere o rimuovere dal pannello di controllo clienti (dettagli qui)
- rimuovere il cronoprogramma.
Esaminiamo alcune di queste azioni: "Impostazione giorni lavorativi", "Eccezioni dei giorni lavorativi", "Spostare la data di inizio del progetto" e "Rimuovi cronoprogramma".
Impostazione giorni lavorativi
Se selezioni "Impostazione giorni lavorativi", appare una nuova schermata dove puoi selezionare i giorni della settimana durante i quali sei disposto a lavorare. Puoi selezionare tutto il giorno o determinati orari. Assicurati di cliccare "Salva" una volta che hai finito.
Eccezioni dei giorni lavorativi
Se selezioni "Eccezioni dei giorni lavorativi", vieni indirizzato alla pagina delle impostazioni di Houzz Pro, dove puoi identificare le chiusure per ferie dell'azienda. In questo caso, le festività nazionali si apriranno automaticamente: fai clic sulla casella di controllo accanto alle festività per le quali la tua azienda è chiusa. Puoi selezionare l'icona ricorrente accanto alla festività per continuare la chiusura ogni anno.
Quando deselezioni una festività, ti viene chiesto di confermare se desideri rimuovere solo quella festività, questa e le successive o tutte le festività.
Se desideri aggiungere una festività aziendale personalizzata, fai clic su "Aggiungi eccezione". Apparirà una nuova schermata in cui puoi inserire il nome della festività, la data di inizio e la data di fine. Fai clic sulla casella accanto a "Ricorrente" se desideri continuare la chiusura ogni anno. Una volta completato, fai clic su "Salva".
Il giorno festivo personalizzato ora appare sotto "Altro" nelle impostazioni "Eccezioni dei giorni festivi". Qui puoi deselezionare o rimuovere il giorno festivo se necessario.
Spostare la data di inizio
Se selezioni "Sposta la data di inizio del progetto" appare una nuova schermata dove puoi selezionare una nuova data di inizio dal calendario. Assicurati di cliccare "Salva" una volta che hai finito.
Tutte le tappe e gli elementi nel tuo cronoprogramma verranno automaticamente spostati in base alla nuova data di inizio.
Rimuovere il cronoprogramma
Se selezioni "Rimuovi cronoprogramma", viene visualizzata una nuova schermata che conferma la volontà di rimuovere il cronoprogramma. Una volta rimosso, il cronoprogramma non può essere recuperato.
Dopo aver fatto clic su "Rimuovi", sarà possibile iniziare un nuovo cronoprogramma da zero, utilizzare un template o creare un cronoprogramma da un preventivo.
Creare tappe, elementi, pietre miliari, date e attività
Il cronoprogramma di Houzz Pro è suddiviso in una struttura a vari livelli: tappe, elementi, pietre miliari, date di progetto e attività.
- Tappe - puoi raggruppare i tuoi elementi in una tappa e vedere così a colpo d'occhio quanto dura ogni singola fase del progetto/contatto.
- Elementi - puoi aggiungere tutti gli elementi che desideri e raggrupparli in un'unica tappa. Qui puoi anche creare molteplici dipendenze tra i vari elementi.
- Pietre miliari - puoi aggiungere date o eventi importanti al tuo cronoprogramma per avere maggior contesto nel tuo progetto/contatto.
- Date - come nel caso delle pietre miliari, puoi aggiungere date importanti al tuo cronoprogramma. Tuttavia le date di progetto sono collegate alle scadenze di documenti specifici. Queste scadenze appariranno nel tuo cronoprogramma con il link di riferimento al relativo documento di progetto/contatto.
- Attività - suddividi gli elementi in attività più piccole e assegnale al tuo team.
Usa il menu a tendina nella colonna a sinistra o nell'angolo in alto a destra per aggiungere una nuova tappa, un nuovo elemento, una nuova pietra miliare o una nuova data di progetto.
Aggiungere tappe
Ci sono due modi per aggiungere una tappa: puoi usare il menu a tendina nella colonna a sinistra oppure scrollare verso il basso e selezionare "Aggiungi tappa".
Quando aggiungi una nuova tappa, questa apparirà nella colonna a sinistra. Dai un nome alla tappa, poi clicca il segno di spunta per confermare. Puoi cliccare per modificare o aggiungere elementi alla tappa se necessario.
Passa sopra una tappa nella colonna a sinistra per aggiungere un elemento, modificare, rimuovere o rinominare una tappa. Puoi anche cambiare l'ordine delle tappe cliccando e trascinando la voce e spostarla dove preferisci.
Aggiungere elementi
Vi sono vari modi per aggiungere un elemento: puoi usare il menu a tendina, cliccare "Aggiungi elemento" nella tappa specifica oppure cliccare direttamente su una data nella visualizzazione Gantt nel tuo cronoprogramma.
Quando aggiungi un nuovo elemento, questo apparirà direttamente nel cronoprogramma. Dai un nome all'elemento, poi clicca il segno di spunta per confermare. Puoi quindi cliccare per modificare l'elemento o spostarlo se necessario.
Cliccando su un elemento nel cronoprogramma, apparirà un pannello sulla destra dove puoi effettuare le seguenti modifiche:
- Fissare data di inizio e fine
- Orario di inizio e fine (se rilevante, in incrementi di 15 minuti)
- Assegnare l'elemento alla parte interessata
- Creare una dipendenza (o molteplici dipendenze)
- Inserire una descrizione
- Creare un'attività
- Assegnare un colore
- Aggiungere un documento qualsiasi all'elemento
Aggiungere pietre miliari
Per aggiungere una pietra miliare, usa il menu a tendina nella colonna a sinistra. Quando aggiungi una pietra miliare, questa apparirà direttamente nel tuo cronoprogramma come un'icona a forma di diamante. Puoi quindi cliccare per modificare la pietra miliare o spostarla se necessario.
Aggiungere date
Per aggiungere una data di progetto, usa il menu a tendina nella colonna a sinistra. Appare una nuova schermata dove ti viene chiesto di selezionare il documento di progetto/contatto rilevante. A questo proposito spunta la casella accanto al o ai documenti corrispondenti, clicca "Aggiungi a pietre miliari". Su questa schermata puoi anche scegliere di aggiungere automaticamente documenti futuri al tuo cronoprogramma.
Una volta selezionato un documento, la colonna di sinistra si aggiornerà automaticamente con una tappa con la scadenza del progetto e la data del progetto apparirà con un'icona a forma di diamante sul tuo cronoprogramma. Puoi quindi fare clic per aprire i dettagli della data del progetto: il documento corrispondente sarà collegato qui per una rapida consultazione.
Per modificare la data del progetto, puoi trascinarla per spostarla secondo le necessità, oppure puoi modificarla all'interno della pagina dei dettagli facendo clic sull'icona del calendario.
Aggiungere attività
Per aggiungere un'attività, clicca su un elemento nel tuo cronoprogramma per accedere ai dettagli dell'elemento nella sezione a destra. Alla voce "Attività" clicca l'icona "+" per creare una nuova attività per quell'elemento. Puoi anche visualizzare attività esistenti alle quali puoi aggiungere una scadenza e assegnare elementi a membri del team o clienti (maggiori informazioni al capitolo "Assegnare elementi e attività".
Hai anche l'opzione ei aggiungere velocemente più attività o un intero elenco delle pendenze al tuo cronoprogramma. Per saperne di più, consulta la sezione su come aggiungere attività al cronoprogramma in Come creare un elenco delle pendenze in Houzz Pro e Come creare e gestire le tue attività.
Creare dipendenze
Quando crei un cronoprogramma, puoi facilmente far dipendere più elementi dal completamento di un'altro elemento. La creazione di dipendenze nel tuo cronoprogrmma è utile se ci sono alcune fasi del progetto che non possono andare avanti fino al completamento di un'altra fase.
Per creare una dipendenza:
1. Clicca l'elemento che desideri modificare per aprire i dettagli dell'elemento.
2. Nella schermata di modifica sul lato destro, clicca "Aggiungi dipendenza".
3. Da qui è possibile selezionare se l'elemento deve iniziare dopo o terminare prima di un altro elemento. Seleziona l'opzione pertinente dal menu a tendina.
4. Seleziona o cerca l'elemento da cui desideri creare una dipendenza; puoi anche regolare il tempo di ritardo (il tempo di attesa tra i due elementi) nella casella di testo. In questo caso, la misurazione del perimetro del pavimento deve iniziare dopo il completamento della misurazione della superficie dello stesso.
5. A questo punto vedrai una dipendenza nel tuo cronoprogramma. Puoi aggiungere un'altra dipendenza facendo clic su "Aggiungi dipendenza". È anche possibile eliminare la dipendenza facendo clic sulla "x" accanto ad essa.
Assegnare elementi e attività
Quando crei il tuo cronoprogramma, puoi iniziare ad assegnare vari elementi ai membri del tuo team o ai clienti. La parte interessata riceverà una notifica e ciò permetterà che venga rispettata la tabella di marcia.
Quando clicchi su un elemento e si apre il pannello a destra, puoi vedere un menu a discesa che di default mostra "Non assegnato". Qui puoi invitare membri del team ad unirsi al progetto e assegnare loro l'elemento oppure selezionare l'assegnatario direttamente dalla lista di membri del team che già usano il sistema.
Qui puoi anche visualizzare attività esistenti associate all'elemento oppure creare una nuova attività. A tale proposito, seleziona l'icona "Aggiungi attività" in alto oppure seleziona una delle icone "+" nella sezione "Attività".
Clicca sull'attività creata per aggiungere maggiori dettagli quali la data di scadenza, la descrizione dell'attività o allegati.
Se desideri assicurarti che tu o il tuo team teniate traccia di tutti gli elementi e le attività del progetto/contatto, puoi facilmente sincronizzare Houzz Pro con il tuo calendario personale o aziendale. In pochi passi, gli elementi e le attività imminenti per tutti i progetti appariranno sul tuo calendario, in modo che tu possa assicurarti di non perdere nessuna scadenza.
Per sapere come sincronizzare il calendario con Houzz Pro, leggi Come connettere il calendario.
Condividere il cronoprogramma
Condividere il tuo cronoprogramma è facilissimo e ti aiuta a tenere informato il tuo team su ogni eventuale modifica. I membri del team assegnati al progetto avranno accesso per impostazione predefinita, ma sarà necessario impostare l'accesso per i clienti e i subappaltatori. A tale scopo, fai clic sul pulsante "Condividi" sopra il cronoprogramma.
Accesso ai clienti
Se consenti al cliente di accedere a un cronoprogramma, egli sarà in grado di visualizzarlo all'interno del pannello di controllo clienti (la condivisione del pannello di controllo clienti non è disponibile per i contatti). Per ulteriori informazioni sul pannello di controllo clienti, consulta questo articolo: Come fare l'anteprima del pannello di controllo clienti e condividerlo.
Accesso ai subappaltatori
Per i subappaltatori è possibile concedere l'accesso alla visualizzazione di un cronoprogramma su base individuale. Per impostare l'accesso individuale, seleziona "Accesso subappaltatore" nella finestra di condivisione. Verranno elencati i subappaltatori attualmente invitati al progetto e potrai impostare l'accesso/nessun accesso per ciascuno di essi. Se un subappaltatore è impostato su "Accesso", può visualizzare l'intero cronoprogramma. Se un subappaltatore è impostato su "Nessun accesso", può visualizzare solo le voci del cronoprogramma a lui assegnate.
Facendo clic su "Mostra altro" puoi visualizzare i subappaltatori non invitati al progetto, aggiungendoli con un clic e impostandone l'accesso. Puoi anche invitare un nuovo subappaltatore nel tuo team facendo clic su "Invita subappaltatore" in alto a destra.
Per saperne di più sull'accesso dei subappaltatori, leggi questo articolo: Come invitare i subappaltatori a collaborare su Houzz Pro.
Esportare e stampare il cronoprogramma
Se preferisci stampare e condividere, puoi farlo. Puoi esportare il tuo cronoprogramma nella visualizzazione Gantt come PDF o PNG.
Per iniziare, seleziona "Azioni" in alto a destra. Seleziona "Esporta come..." dal menu a discesa e selezionare dal formato PNG o PDF. Per la visualizzazione Gantt, puoi inoltre optare di esportare il cronoprogramma come "Visualizzazione attuale" per vederlo come appare sul tuo schermo con i filtri applicati, oppure come "Visualizzazione Gantt completa" per vedere l'intero cronoprogramma.
Clicca "Esporta" per scaricare il file e stamparlo.
Impostazioni avanzate per il cronoprogramma
A dipendenza dal tuo pacchetto, hai accesso a due ulteriori funzioni nel cronoprogramma: la modalità "Live/Modifica" e la "Baseline".
Modalità live/modifica
Puoi utilizzare la modalità live/modifica per apportare modifiche al tuo cronoprogramma e regolare ciò che il cliente e i subappaltatori possono o non possono vedere mentre lavori al cronoprogramma. Esistono due modalità diverse: la modalità live e la modalità di modifica.
La modalità live è quella predefinita. Quando apporti modifiche in modalità live, i clienti, i subappaltatori e il team vengono avvisati. Le modifiche saranno immediatamente visibili ai clienti e ai subappaltatori con le autorizzazioni corrette.
Puoi utilizzare la modalità di modifica quando apporti molte modifiche al cronoprogramma e non vuoi che queste siano ancora visibili. In questa modalità, i clienti e i subappaltatori non potranno visualizzare il cronoprogramma fino a quando non la renderai nuovamente attiva e gli assegnatari non riceveranno notifiche sulle modifiche. Solo tu e il tuo team vedrete le modifiche apportate al cronoprogramma.
Per cambiare la modalità, fai clic su "Modalità live" (o "Modalità di modifica") nella parte superiore del cronoprogramma e seleziona la modalità alternativa dal menu a tendina.
Verrà visualizzata una schermata di conferma che t'informa della differenza tra le notifiche e la visibilità della modalità di modifica e di quella live. Seleziona "Conferma" per effettuare cambiare modalità.
Creare una baseline
Una volta impostato il cronoprogramma del progetto o contatto, è possibile utilizzare la funzione "baseline" per scattare un'istantanea del cronoprogramma corrente. In questo modo si registrano le date di inizio e fine di ogni elemento e fase. Se la tempistica del progetto/contatto cambia, è possibile confrontare le date effettive con il piano iniziale, per aiutare a tracciare e gestire i progetti in modo più efficiente in futuro.
Come procedere:
1. Apri il tuo cronoprogramma e seleziona "Imposta la baseline" dal menu a tendina "Azioni".
2. Appare una finestra pop-up per fornire ulteriori informazioni sulla funzione e su come reimpostarla, se necessario. Fai clic su "Conferma".
3. Le date del progetto/contatto vengono ora salvate come contorno all'interno della pianificazione. Se le date si spostano, viene mostrata la tempistica prevista e quella effettiva. In questo esempio, la tinteggiatura delle pareti è stata ritardata di quattro giorni, per cui le modifiche apportate al cronoprogramma riflettono questo fatto.
4. È possibile selezionare la levetta della baseline per attivare e disattivare la funzione. Se desideri ripristinare la baseline, è possibile selezionare "Resetta la baseline" dal menu Azioni.