Come creare una fattura
Ultimo aggiornamento:Con Houzz Pro puoi creare fatture da zero, usando template oppure convertendo preventivi approvati o non approvati. In questo modo puoi programmare facilmente i pagamenti e assicurarti di riceverli entro i termini stabiliti.
Quando viene creata una fattura, viene generato un codice di riferimento che puoi condividere con clienti, contabili e membri del team prima ancora che la fattura venga emessa.
Vi sono varie opzioni per creare una nuova fattura per il tuo progetto. Puoi:
- Convertire un preventivo in una fattura
- Creare una fattura da un template esistente
- Creare il tuo template per fatture personale
- Creare una fattura da zero
- Duplicare una fattura esistente da un altro progetto
Convertire un preventivo in una fattura
È possibile creare una fattura per un intero preventivo, per una singola voce o per più voci. Se il preventivo contiene pagamenti programmati non pagati, questi verranno trasferiti nella fattura appena creata.
La fattura includerà tutte le informazioni relative alle voci selezionate. Puoi aggiornare le quantità e i prezzi e apportare ulteriori modifiche prima di condividere la fattura con il cliente.
Le voci delle fatture in stato di bozza o di invio possono essere rimosse. Se rimuovi una voce da una fattura, questa verrà riportata nel preventivo di origine, in modo da poter creare una fattura in un secondo momento.
Convertire l'intero preventivo
Per convertire tutte le voci del preventivo in un'unica fattura, apri il documento e fai clic su "Crea fattura" in alto (puoi anche selezionare "Crea fattura" nel menu a tendina "Azioni").
Convertire voci selezionate
Per creare una fattura per voci selezionate, apri il preventivo e seleziona le categorie o le voci specifiche utilizzando le caselle di controllo a sinistra, quindi fai clic sul pulsante "Crea fattura" in alto. Puoi anche selezionare l'icona con i tre puntini a destra della voce, selezionare "Crea documento/i" dall'elenco a discesa e quindi "Crea fattura".
Creare una fattura da un template
Se in precedenza hai salvato una fattura quale template, puoi usarla per creare una nuova fattura che contiene già il layout desiderato e/o prodotti e servizi rilevanti.
Per creare una fattura da un template salvato, vai alla sezione "Fatture" all'interno del tuo progetto, clicca il pulsante "Nuova fattura" e seleziona "Dal template" nel menu a discesa. Seleziona il template desiderato e fai le modifiche e aggiunte necessarie alla tua nuova fattura.
Creare il tuo template per fatture personale
Se hai un modello standard per la tua attività che desideri usare per fatture future, puoi creare il tuo template personale.
Una volta che hai creato la fattura con il formato desiderato, seleziona il menu a discesa "Azioni" e premi "Salva come template".
Successivamente puoi dare un nome al template e attivare le sezioni che desideri includere nel tuo template. Clicca "Salva".
Una volta che hai creato il tuo template, potrai accedervi in qualsiasi momento nella sezione "Template".
Creare una fattura da zero
Puoi anche creare una nuova fattura da zero per renderla esattamente come la desideri. Vi sono due modi per fare ciò:
- Nella homepage del tuo Houzz Pro, clicca l'icona "Fattura" (nella sezione "Crea nuovo" a destra della pagina) e seleziona "Da zero" dal menu a discesa. Successivamente puoi assegnarla a un progetto.
- Dalla sezione "Fatture" all'interno del progetto premi il pulsante "Nuova fattura" e seleziona "Da zero" dal menu a discesa.
Aggiungere elementi
Una volta creata la nuova fattura, puoi aggiungere gli elementi. Clicca sul campo "Aggiungi elemento" nel documento per aggiungere manualmente le informazioni. È possibile creare un nuovo elemento o cercare e selezionare un elemento esistente. Potrai vedere gli elementi provenienti da "I miei elementi" e dagli elementi del progetto
Il menu sulla destra del tuo documento ti permette di accedere agli elementi da varie fonti:
- I miei elementi: elementi dalla tua raccolta di prodotti ed elementi
- Template: elementi dai tuoi template di documenti esistenti
- Preventivi recenti: elementi di altri preventivi di tutti i tuoi progetti
Utilizza i filtri e la barra di ricerca per trovare rapidamente gli elementi desiderati, quindi fai clic sugli elementi da aggiungere alla fattura. Una volta aggiunti, puoi aggiornare manualmente i dettagli, come le descrizioni, la quantità o marcare un elemento come soggetto all'IVA.
Creare gruppi
Le voci della fattura possono essere raggruppate per creare una voce madre. Questo è particolarmente utile quando crei pezzi personalizzati o fatturi articoli composti da più componenti e non desideri mostrare al cliente ogni minimo dettaglio. Consulta queste risorse per scoprire come creare gruppi:
Come creare gruppi in preventivi e fatture (imprese edili/costruttori)
Come raggruppare singoli elementi in preventivi e fatture (interior designer/progettisti)
Organizzare elementi
Per organizzare la fattura nel modo desiderato, utilizza il menu a tendina "Visualizza per" per organizzare le voci per categoria, spazio, sezione, qualsiasi campo personalizzato a selezione singola aggiunto o nessun raggruppamento. L'opzione "Visualizza per" che imposti sarà applicata anche al PDF scaricato e alla visualizzazione cliente della fattura.
NB: se non viene visualizzata l'opzione "Visualizza per" nel menu a tendina, potrebbe essere necessario abilitare la colonna specifica nelle impostazioni "Personalizza".
Personalizzare colonne
Per aggiungere o rimuovere colonne, clicca "Personalizza" in alto della sezione "Elementi" e attiva/disattiva le colonne che desideri visualizzare/nascondere. Premi "Salva" per fare l'aggiornamento.
NB: questa visualizzazione è per te e il tuo team, non il tuo cliente. Per modificare quello che il tuo cliente può o meno vedere, leggi la sezione dedicata all'anteprima e condivisione della fattura.
Duplicare una fattura esistente
Se disponi di una fattura che hai usato per un progetto precedente e desideri usarla nuovamente, hai la possibilità di duplicarla e assegnarla a un nuovo progetto.
Ecco come procedere:
- Apri la fattura che desideri duplicare, seleziona "Azioni" e dal menu a discesa seleziona "Duplica e modifica".
- Successivamente puoi scegliere se duplicare la fattura nel progetto attuale o se duplicarla e spostarla in un altro progetto.
3. Se desideri usarlo in un altro progetto, seleziona il progetto in questione dal menu a discesa che appare oppure puoi creare un nuovo progetto per questa fattura.
4. La fattura duplicata ora è nel progetto selezionato e tu puoi effettuare tutte le modifiche necessarie.
Modificare le impostazioni del documento
Le impostazioni della fattura sono completamente personalizzabili per adattarsi alle esigenze di ogni progetto e cliente. Puoi modificare i dettagli generali del documento (titolo, codice del documento, informazioni sul cliente e sull'azienda, data di creazione ecc.), nonché il piano di pagamento, i termini e le condizioni, i promemoria e le attività automatiche.
Per saperne di più sulle impostazioni dei documenti, consulta Come modificare le impostazioni dei documenti.
Anteprima e condivisione della fattura
Prima di inviare la tua fattura, puoi fare un'anteprima e decidere quello che i clienti vedranno.
Per primo, clicca il pulsante "Anteprima" in alto.
Successivamente, premi il menu a discesa "Impostazioni" accanto a "Gestisci quello che vede il cliente" per mettere il segno di spunta accanto le informazioni che desideri mostrare al tuo cliente.
NB: nella voce "Approvazione" del menu a discesa puoi selezionare "Emetti fattura al momento dell'invio" per emettere automaticamente la fattura quando la invii al cliente. Leggi la sezione "Emettere una fattura" per saperne di più.
Puoi anche mostrare o nascondere nella fattura le sezioni dei tuoi file, i termini e condizioni o i tuoi promemoria, cliccando l'icona occhio in alto a destra di ogni sezione quando sei in modalità di modifica.
Quando la tua fattura è pronta, clicca "Invia" e scrivi un messaggio da includere alla fattura. Puoi usare i tuoi template di messaggio salvati anziché scrivere un nuovo messaggio ogni volta. I tuoi clienti possono visualizzare la fattura direttamente sul loro computer, tablet o smartphone.
Stampare, scaricare ed esportare
In alternativa, puoi optare di stampare la fattura per condividerne una copia fisica, di scaricarla e allegarla a un'e-mail o di esportarla in Excel. A tal fine, apri il menu "Azioni" nella parte superiore della pagina e seleziona "Scarica come PDF", "Esporta in Excel o "Stampa", a seconda dell'azione desiderata. È anche possibile scaricare un PDF utilizzando l'icona di download nella parte superiore della pagina.
Aggiungere commenti nelle fatture
Una volta condivisa la fattura con il cliente, puoi comunicare con lui (e con i membri del team) direttamente sul documento utilizzando la funzione di commento in alto. In questo modo è possibile fare facilmente riferimento ai dettagli del documento di cui si sta discutendo e mantenere le conversazioni organizzate. Per saperne di più, consulta Come aggiungere un commento nei documenti in Houzz Pro.
Emettere una fattura
Una volta che non vanno effettuate più modifiche oppure se il cliente desidera ricevere una fattura, puoi emettere il documento. In questo caso il documento non sarà più modificabile. Ciò è per questioni di contabilità.
Per fare ciò, vai al menu a discesa "Azioni" e seleziona "Emetti la fattura". Appare una finestra dove devi premere "Conferma".
Se desideri emettere automaticamente una fattura quando la fattura viene inviata al cliente, premi "Anteprima", vai alla voce "Approvazione" del menu a discesa "Impostazioni" e seleziona "Emetti fattura al momento dell'invio". In questo modo, il documento non potrà più essere modificabile.
Per ulteriori informazioni su come emettere fatture, leggi l'articolo Come emettere una fattura.