Propositi della Settimana: 10 Consigli per Fare Ordine sulla Scrivania
Una postazione ben ordinata aiuta a concentrarti e a tener testa alla montagna di fogli sempre in crescita
Sarah Marie Kremer
5 ottobre 2015
L’arrivo nel luogo di lavoro al mattino sarebbe più lieve se ad attenderci ci fosse ogni giorno una scrivania pulita e in ordine. Non credi? A dire il vero, non sarebbe neanche troppo difficile. Ecco quindi un piccolo aiuto: abbiamo raccolto i dieci suggerimenti più importanti per essere produttivi alla propria postazione.
Ogni persona è diversa dall’altra. Ma ciascuno di noi sente il bisogno di un po’ d’ordine. Poiché l’ambiente che ci circonda è spesso complicato o imprevedibile, cerchiamo di tenere sotto controllo almeno le cose più importanti della nostra vita. Ordiniamo e classifichiamo secondo sistemi e categorie: comprenderemo meglio il mondo e valuteremo meglio l’ignoto.
E lavoriamo anche in modo diverso, a seconda che ci troviamo in un ambiente ordinato o piuttosto caotico. È in grado addirittura di formare il carattere (e viceversa): mentre l’ordine può stimolare, ad esempio, qualità come la generosità e uno stile di vita sano.
E lavoriamo anche in modo diverso, a seconda che ci troviamo in un ambiente ordinato o piuttosto caotico. È in grado addirittura di formare il carattere (e viceversa): mentre l’ordine può stimolare, ad esempio, qualità come la generosità e uno stile di vita sano.
Si dice spesso che il disordine favorisca la creatività. Questo perché le persone inclini al caos tendono a liberarsi dalle convenzioni sociali.
Entrambe le situazioni possono sicuramente avere effetti positivi, l’importante è trovare il giusto equilibrio.
Bisognerebbe dare un certo ordine al caos non solo fra le mura di casa, ma anche sul posto di lavoro. Il motivo: è molto più facile rimanere concentrati su un’idea se attorno a noi non ci sono fotografie, pubblicità. Le distrazioni che ci circondano mettono alla prova la nostra concentrazione. Come i giochi sul telefono: più ne abbiamo più perdiamo tempo a giocarci. Senza dimenticare che una postazione di lavoro pulita e ben strutturata fa una buona impressione – anche quando non ci sei.
Entrambe le situazioni possono sicuramente avere effetti positivi, l’importante è trovare il giusto equilibrio.
Bisognerebbe dare un certo ordine al caos non solo fra le mura di casa, ma anche sul posto di lavoro. Il motivo: è molto più facile rimanere concentrati su un’idea se attorno a noi non ci sono fotografie, pubblicità. Le distrazioni che ci circondano mettono alla prova la nostra concentrazione. Come i giochi sul telefono: più ne abbiamo più perdiamo tempo a giocarci. Senza dimenticare che una postazione di lavoro pulita e ben strutturata fa una buona impressione – anche quando non ci sei.
1. Cambia approccio
Permetteresti a un cliente di posare uno sguardo critico sulla tua scrivania? Se la risposta è no, elimina tutto quello che non fa una buona impressione (anche se a te non dà particolarmente fastidio).
Permetteresti a un cliente di posare uno sguardo critico sulla tua scrivania? Se la risposta è no, elimina tutto quello che non fa una buona impressione (anche se a te non dà particolarmente fastidio).
2. Crea e mantieni un ordine di base
Le montagne di fogli e documenti si accumulano, gli omaggi promozionali rappresentano una distrazione indesiderata e le tazzine del caffè degli ultimi quattro giorni portano via spazio. Intervieni, non aspettare di perdere il controllo della situazione e non farti sopraffare dal caos!
Perciò il suggerimento più importante è: ordine di base, che si traduce in un tavolo pulito (eliminare subito le macchie appiccicose di caffè, via gli avanzi di cibo), in archivi su cui viene applicata un’etichetta in base all’urgenza, in un timbro con la data per poter ricostruire quando un documento è arrivato sulla scrivania e nell’organizzazione di un’attività settimanale dedicata allo smistamento, alla suddivisione in categorie e all’ordinamento dei documenti.
Le montagne di fogli e documenti si accumulano, gli omaggi promozionali rappresentano una distrazione indesiderata e le tazzine del caffè degli ultimi quattro giorni portano via spazio. Intervieni, non aspettare di perdere il controllo della situazione e non farti sopraffare dal caos!
Perciò il suggerimento più importante è: ordine di base, che si traduce in un tavolo pulito (eliminare subito le macchie appiccicose di caffè, via gli avanzi di cibo), in archivi su cui viene applicata un’etichetta in base all’urgenza, in un timbro con la data per poter ricostruire quando un documento è arrivato sulla scrivania e nell’organizzazione di un’attività settimanale dedicata allo smistamento, alla suddivisione in categorie e all’ordinamento dei documenti.
3. Crea isole tematiche
Dopo la pulizia, potresti realizzare delle isole tematiche sulla scrivania: gli oggetti che vanno insieme andrebbero messi uno vicino all’altro (ad esempio il blocco per appunti e la penna accanto al telefono).
In questo modo si velocizzeranno i processi e non dovrai più andare alla ricerca della pinzatrice. Gli scomparti colorati del secrétaire nella foto non mettono soltanto il buonumore, ma possono benissimo essere usati come aree organizzate.
Dopo la pulizia, potresti realizzare delle isole tematiche sulla scrivania: gli oggetti che vanno insieme andrebbero messi uno vicino all’altro (ad esempio il blocco per appunti e la penna accanto al telefono).
In questo modo si velocizzeranno i processi e non dovrai più andare alla ricerca della pinzatrice. Gli scomparti colorati del secrétaire nella foto non mettono soltanto il buonumore, ma possono benissimo essere usati come aree organizzate.
4. Archivia
Grazie all’ordine, acquisirai un utile sistema di archiviazione, fatto non da una pila di fogli alta come una montagna ma da cassetti, raccoglitori, cartelle per i diversi ambiti (progetti, tasse e altro). Così saprai sempre archiviare e cercare velocemente i tuoi file. Lo stesso dicasi per il computer, in cui puoi creare un sistema di cartelle ben strutturato. Chi divide subito il materiale su cui ha lavorato è sicuramente avvantaggiato.
Un’altra regola ben collaudata è: prendere le cose in mano solo una volta. Sbrigare subito le piccole incombenze, come una telefonata, una e-mail. E poi mettere in un raccoglitore o spostare nell’archivio.
Grazie all’ordine, acquisirai un utile sistema di archiviazione, fatto non da una pila di fogli alta come una montagna ma da cassetti, raccoglitori, cartelle per i diversi ambiti (progetti, tasse e altro). Così saprai sempre archiviare e cercare velocemente i tuoi file. Lo stesso dicasi per il computer, in cui puoi creare un sistema di cartelle ben strutturato. Chi divide subito il materiale su cui ha lavorato è sicuramente avvantaggiato.
Un’altra regola ben collaudata è: prendere le cose in mano solo una volta. Sbrigare subito le piccole incombenze, come una telefonata, una e-mail. E poi mettere in un raccoglitore o spostare nell’archivio.
5. Uniforma
Organizza i raccoglitori e i sistemi di archiviazione senza troppa fretta e in modo pratico, mantenendo le etichette uniformi. Così non solo appaiono più armoniosi, ma diventa anche più facile avere una visione d’insieme sulla quantità di documenti.
Organizza i raccoglitori e i sistemi di archiviazione senza troppa fretta e in modo pratico, mantenendo le etichette uniformi. Così non solo appaiono più armoniosi, ma diventa anche più facile avere una visione d’insieme sulla quantità di documenti.
6. Gestisci l’immediato
Nel corso di una giornata annotiamo molte informazioni in fretta e furia su pezzetti di carta o post-it. Con un semplice accorgimento puoi evitare il rischio di perdere i tuoi dati: un sottomano ti aiuta ad arginare la marea di foglietti, offre spazio a sufficienza e ogni sera i foglietti possono essere rimossi quando tutto è stato sistemato.
Annota i compiti che non possono essere sbrigati subito in formato digitale o a mano in agenda per evitare che si perdano nella quotidianità frenetica dell’ufficio.
Nel corso di una giornata annotiamo molte informazioni in fretta e furia su pezzetti di carta o post-it. Con un semplice accorgimento puoi evitare il rischio di perdere i tuoi dati: un sottomano ti aiuta ad arginare la marea di foglietti, offre spazio a sufficienza e ogni sera i foglietti possono essere rimossi quando tutto è stato sistemato.
Annota i compiti che non possono essere sbrigati subito in formato digitale o a mano in agenda per evitare che si perdano nella quotidianità frenetica dell’ufficio.
7. Liberati del superfluo
Il migliore ordine è inutile se il superfluo non viene eliminato con regolarità. Perciò sbarazzati di tutte le cose di cui non hai più bisogno, come ad esempio le copie doppie, le penne che non scrivono più, gli omaggi promozionali e i promemoria passati. Anche il computer di tanto in tanto ha bisogno di una pulizia dei vecchi file. L’eliminazione dei documenti crea spazio sulla memoria ed è un’azione liberatoria.
Il migliore ordine è inutile se il superfluo non viene eliminato con regolarità. Perciò sbarazzati di tutte le cose di cui non hai più bisogno, come ad esempio le copie doppie, le penne che non scrivono più, gli omaggi promozionali e i promemoria passati. Anche il computer di tanto in tanto ha bisogno di una pulizia dei vecchi file. L’eliminazione dei documenti crea spazio sulla memoria ed è un’azione liberatoria.
8. Crea la giusta atmosfera
La luce, i rumori di sottofondo e l’aria fresca influiscono notevolmente sul modo di lavorare. Ad esempio, uno sguardo sulla natura può assomigliare a una piccola pausa. Chi non ha la fortuna di sedere davanti a una finestra inondata di luce dovrebbe mettere dei pannelli decorativi che diano ispirazione o una pianta da appartamento vicino alla scrivania nonché provvedere all’illuminazione con molte luci.
Oltre alla pausa pranzo più lunga, dovresti concederti diverse piccole pause caffè oppure sgranchirti le gambe. Acquisirai il distacco necessario dal lavoro per continuare con nuova energia.
La luce, i rumori di sottofondo e l’aria fresca influiscono notevolmente sul modo di lavorare. Ad esempio, uno sguardo sulla natura può assomigliare a una piccola pausa. Chi non ha la fortuna di sedere davanti a una finestra inondata di luce dovrebbe mettere dei pannelli decorativi che diano ispirazione o una pianta da appartamento vicino alla scrivania nonché provvedere all’illuminazione con molte luci.
Oltre alla pausa pranzo più lunga, dovresti concederti diverse piccole pause caffè oppure sgranchirti le gambe. Acquisirai il distacco necessario dal lavoro per continuare con nuova energia.
9. Tutela la sfera privata
È naturale che sulla scrivania ci sia anche qua e là qualche oggetto personale. Valuta bene però fino a che punto tu voglia mostrare ai colleghi le fotografie delle vacanze.
Spesso i pensierini personali distraggono. Se fai fatica a concentrarti dovresti rinunciare, nei limiti del possibile, ai ninnoli che non c’entrano con il lavoro.
È naturale che sulla scrivania ci sia anche qua e là qualche oggetto personale. Valuta bene però fino a che punto tu voglia mostrare ai colleghi le fotografie delle vacanze.
Spesso i pensierini personali distraggono. Se fai fatica a concentrarti dovresti rinunciare, nei limiti del possibile, ai ninnoli che non c’entrano con il lavoro.
10. Riordina a fine giornata
Affinché tu possa essere ben organizzato anche il giorno successivo e cominciare con il giusto slancio, prima di lasciare la postazione di lavoro sistema quello che può dare più fastidio. Quando non ci sei, la postazione dovrebbe sempre essere ordinata e pulita. Non fa soltanto una buona impressione sul capo, sui colleghi o sui clienti, ma semplifica anche l’avvio del lavoro il giorno successivo, anche quando il capo sei tu nel tuo ufficio in casa!
Lavori dalla tua abitazione? Leggi anche Ufficio in Casa: Dove Posizionare la Scrivania
Affinché tu possa essere ben organizzato anche il giorno successivo e cominciare con il giusto slancio, prima di lasciare la postazione di lavoro sistema quello che può dare più fastidio. Quando non ci sei, la postazione dovrebbe sempre essere ordinata e pulita. Non fa soltanto una buona impressione sul capo, sui colleghi o sui clienti, ma semplifica anche l’avvio del lavoro il giorno successivo, anche quando il capo sei tu nel tuo ufficio in casa!
Lavori dalla tua abitazione? Leggi anche Ufficio in Casa: Dove Posizionare la Scrivania
È tutto?
Sebbene siamo diversi gli uni dagli altri, questi consigli aiutano la maggior parte delle persone. Forse tu utilizzi un sistema di archiviazione dai colori sgargianti o hai un bacheca invece di un sottomano: va bene lo stesso!
E non essere troppo severo con te stesso; di tanto in tanto lasciati andare al caos creativo. Perché anche Albert Einstein ha detto: «Niente può esistere senza ordine e niente può essere creato senza caos».
Raccontaci: come tieni in ordine la scrivania? Hai qualche suggerimento da darci? Condividi le tue idee nella sezione Commenti.
Sebbene siamo diversi gli uni dagli altri, questi consigli aiutano la maggior parte delle persone. Forse tu utilizzi un sistema di archiviazione dai colori sgargianti o hai un bacheca invece di un sottomano: va bene lo stesso!
E non essere troppo severo con te stesso; di tanto in tanto lasciati andare al caos creativo. Perché anche Albert Einstein ha detto: «Niente può esistere senza ordine e niente può essere creato senza caos».
Raccontaci: come tieni in ordine la scrivania? Hai qualche suggerimento da darci? Condividi le tue idee nella sezione Commenti.
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Prima Artikel. Jedoch positioniere ich den Schreibtisch nie direkt vor eine Wand wenn er mehrere Stunden täglich genutzt wird. Man hat unbewusst mit der Wand immer einen Berg an Arbeit vor sich. Besser ein freier, ruhiger Blick in eine schöne Umgebung!
Sehr guter Artikel! Beim letzten Tipp tendiere ich doch eher zu einem geordneten Zustand, denn unser Gehirn beschäftigt sich unbewusst fortwährend mit dem "Chaos", das uns umgibt. Und es hat sich gezeigt, dass Dinge, die uns stören, sich eher immer weiter verstärken und damit Stress verursachen.