7 Tecniche di Time Management per Ottimizzare il Tuo Lavoro
Segui questa guida per gestire meglio il tuo tempo e aumentare la produttività
Houzz per Professionisti
27 giugno 2018
Hai mai provato la sensazione di avere troppe cose da fare e non avere abbastanza tempo? Come libero professionista o titolare di una piccola azienda, probabilmente devi dividere la tua giornata lavorativa per gestire tutti gli aspetti della tua attività, e a volte potresti sentirti sopraffatto.
I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a organizzare efficacemente il tempo e migliorare la produttività.
I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a organizzare efficacemente il tempo e migliorare la produttività.
Tieni traccia del tempo
Se vuoi capire perché le tue giornate sembrano scorrere così veloci, studia come le riempi. Una buona idea può essere quella di tenere un diario dove annotare tutti i compiti che fai quotidianamente e il tempo che richiedono. Puoi usare un foglio di calcolo oppure una delle tante applicazioni per la gestione del tempo. Questo ti aiuterà a capire quali sono le attività che necessitano più tempo. Una volta identificate, valuta la loro produttività. La domanda da porsi è: mi soffermo troppo su certi compiti che non danno abbastanza risultati?
Rebecca Alexander, executive coach e fondatrice di The Coaching Studio consiglia: «Spesso è utile confrontare la quantità di lavoro svolto alla fine della settimana con quello che ti eri prefissato il lunedì. Se il gap è troppo grande, chiediti se gli obiettivi che ti dai non siano troppo ambiziosi, se spendi troppo tempo in cose inutili o se le attività di routine richiedono troppo tempo a causa di una mancanza di dimestichezza, risorse o motivazione. Qualunque sia la risposta, elabora un piano per risolvere il problema, provalo per due settimane e poi guarda cosa ha funzionato».
Se vuoi capire perché le tue giornate sembrano scorrere così veloci, studia come le riempi. Una buona idea può essere quella di tenere un diario dove annotare tutti i compiti che fai quotidianamente e il tempo che richiedono. Puoi usare un foglio di calcolo oppure una delle tante applicazioni per la gestione del tempo. Questo ti aiuterà a capire quali sono le attività che necessitano più tempo. Una volta identificate, valuta la loro produttività. La domanda da porsi è: mi soffermo troppo su certi compiti che non danno abbastanza risultati?
Rebecca Alexander, executive coach e fondatrice di The Coaching Studio consiglia: «Spesso è utile confrontare la quantità di lavoro svolto alla fine della settimana con quello che ti eri prefissato il lunedì. Se il gap è troppo grande, chiediti se gli obiettivi che ti dai non siano troppo ambiziosi, se spendi troppo tempo in cose inutili o se le attività di routine richiedono troppo tempo a causa di una mancanza di dimestichezza, risorse o motivazione. Qualunque sia la risposta, elabora un piano per risolvere il problema, provalo per due settimane e poi guarda cosa ha funzionato».
Prova la tecnica del pomodoro
Se trovi difficoltà a concentrarti su un compito alla volta, prova la tecnica sviluppata da Francesco Cirillo prendendo ispirazione dai famosi timer da cucina a forma di pomodoro. Scegli un compito, armati di timer e imposta 25 minuti. Concentrati solo ed esclusivamente sull’attività scelta fino a quando il timer suona. Poi concediti una pausa di 5 minuti: preparati una tazza di tè, fai una mini passeggiata o alcuni esercizi di stretching. Quando completi quattro “pomodori” concediti una pausa più lunga (20 minuti). Questa permetterà al cervello di rilassarsi e assimilare nuove informazioni prima di iniziare una nuova sessione.
Se trovi difficoltà a concentrarti su un compito alla volta, prova la tecnica sviluppata da Francesco Cirillo prendendo ispirazione dai famosi timer da cucina a forma di pomodoro. Scegli un compito, armati di timer e imposta 25 minuti. Concentrati solo ed esclusivamente sull’attività scelta fino a quando il timer suona. Poi concediti una pausa di 5 minuti: preparati una tazza di tè, fai una mini passeggiata o alcuni esercizi di stretching. Quando completi quattro “pomodori” concediti una pausa più lunga (20 minuti). Questa permetterà al cervello di rilassarsi e assimilare nuove informazioni prima di iniziare una nuova sessione.
Crea una “to-do list” realistica
Fare un elenco delle cose da fare prima di iniziare a lavorare è fondamentale, ti permette di fissare chiaramente gli obiettivi del giorno e aumentare la produttività. Quando crei la tua lista, è una buona idea ordinare le attività in base alla loro importanza, ciò ti aiuterà a identificare le priorità della giornata. Sii realista sulla mole di lavoro che puoi eseguire. Può aiutarti suddividere ogni attività in compiti più piccoli. Una lista di obiettivi troppo ambiziosa può demotivarti e provocarti ansia.
Rebecca Alexander dice: «C’è una cosa che non deve mancare nel tuo elenco di cose da fare: è la voce “importanti ma non urgenti”. Qui inserirai i compiti importanti nel medio-lungo temine ma meno urgenti, come trovare nuovi fornitori, pianificare la strategia di marketing per il prossimo anno o preparare un piano di assunzione. Secondo gli esperti di gestione del tempo spendiamo troppo tempo in attività “urgenti ma non importanti” e meno del 10% in compiti “importanti ma non urgenti”». Il rischio è quello di lasciare queste attività all’ultimo, con conseguente ansia da prestazione e il rischio di non riuscire a completarle in tempo.
Fare un elenco delle cose da fare prima di iniziare a lavorare è fondamentale, ti permette di fissare chiaramente gli obiettivi del giorno e aumentare la produttività. Quando crei la tua lista, è una buona idea ordinare le attività in base alla loro importanza, ciò ti aiuterà a identificare le priorità della giornata. Sii realista sulla mole di lavoro che puoi eseguire. Può aiutarti suddividere ogni attività in compiti più piccoli. Una lista di obiettivi troppo ambiziosa può demotivarti e provocarti ansia.
Rebecca Alexander dice: «C’è una cosa che non deve mancare nel tuo elenco di cose da fare: è la voce “importanti ma non urgenti”. Qui inserirai i compiti importanti nel medio-lungo temine ma meno urgenti, come trovare nuovi fornitori, pianificare la strategia di marketing per il prossimo anno o preparare un piano di assunzione. Secondo gli esperti di gestione del tempo spendiamo troppo tempo in attività “urgenti ma non importanti” e meno del 10% in compiti “importanti ma non urgenti”». Il rischio è quello di lasciare queste attività all’ultimo, con conseguente ansia da prestazione e il rischio di non riuscire a completarle in tempo.
Delega alcuni compiti
Come titolare di una piccola azienda ti sarà capitato spesso di dover svolgere diversi ruoli. Probabilmente pensi di non avere abbastanza risorse per delegare questo carico di lavoro ad altri, ma ti sbagli, perché in realtà potrebbe farti risparmiare. Se fai tutto da solo, non sarai in grado di gestire il tempo in modo efficace durante i periodi più intensi. Identifica i compiti che non ti piacciono o che non riesci a padroneggiare bene e valuta la possibilità di affidarli a un professionista. Potrebbe trattarsi ad esempio di contabilità, marketing o disegno tecnico, gestione dei social media o amministrazione. Esternalizzando queste attività potrai dedicarti ai compiti più importanti e accettare più commesse.
L’architetto Marianna Leinardi racconta: «Durante i corsi di crescita personale che ho fatto, mi è stato insegnato che il saper delegare è alla base della crescita, sia professionale che personale, proprio perché non si può arrivare a fare tutto (e bene). Delegare e saper fare squadra sono le basi per costruire un qualcosa di duraturo, come dice il detto: “se vuoi andare veloce cammina da solo, ma se vuoi arrivare lontano, cammina con gli altri”. Sono molto attenta a rispettare i tempi richiesti (e promessi), oltre che a risolvere i “quesiti” dei clienti con celerità, senza spacciare competenze che non ho; per questo collaboro volentieri con altri colleghi e mi capita di delegare parti secondarie del progetto (mantenendo la supervisione ed il coordinamento)».
Come titolare di una piccola azienda ti sarà capitato spesso di dover svolgere diversi ruoli. Probabilmente pensi di non avere abbastanza risorse per delegare questo carico di lavoro ad altri, ma ti sbagli, perché in realtà potrebbe farti risparmiare. Se fai tutto da solo, non sarai in grado di gestire il tempo in modo efficace durante i periodi più intensi. Identifica i compiti che non ti piacciono o che non riesci a padroneggiare bene e valuta la possibilità di affidarli a un professionista. Potrebbe trattarsi ad esempio di contabilità, marketing o disegno tecnico, gestione dei social media o amministrazione. Esternalizzando queste attività potrai dedicarti ai compiti più importanti e accettare più commesse.
L’architetto Marianna Leinardi racconta: «Durante i corsi di crescita personale che ho fatto, mi è stato insegnato che il saper delegare è alla base della crescita, sia professionale che personale, proprio perché non si può arrivare a fare tutto (e bene). Delegare e saper fare squadra sono le basi per costruire un qualcosa di duraturo, come dice il detto: “se vuoi andare veloce cammina da solo, ma se vuoi arrivare lontano, cammina con gli altri”. Sono molto attenta a rispettare i tempi richiesti (e promessi), oltre che a risolvere i “quesiti” dei clienti con celerità, senza spacciare competenze che non ho; per questo collaboro volentieri con altri colleghi e mi capita di delegare parti secondarie del progetto (mantenendo la supervisione ed il coordinamento)».
Evita il multitasking
Quante volte hai provato a svolgere diversi compiti contemporaneamente? È successo un po’ a tutti: stiamo scrivendo una presentazione o un report quando arriva un’email a cui decidiamo di rispondere immediatamente. Oppure siamo nel bel mezzo di una riunione e nel frattempo proviamo a lavorare su un foglio di calcolo.
«Non aprire la tua casella di posta finché non finisci un compito», consiglia Rebecca Alexander. «Se hai qualcosa di molto importante da fare, fallo appena arrivi in ufficio, prima ancora di guardare le email. Questo momento all’inizio della giornata sarà prezioso per la tua produttività. Pensiamo erroneamente che bastino cinque minuti per controllare le email, ma in realtà spesso poi va a finire che passano due ore senza che ce ne siamo resi conto. Posticipando la lettura delle email potrai invece focalizzarti sulle cose importanti. E poi, ammettiamolo, la maggior parte delle email che riceviamo può aspettare un po’ prima di ricevere risposta».
Secondo uno studio recente della American Psychological Association, fare diverse cose contemporaneamente riduce la nostra produttività del 40%. È quindi consigliabile organizzare le proprie giornate in sessioni, durante le quali ci si concentrerà su un lavoro specifico senza distrazioni.
Quante volte hai provato a svolgere diversi compiti contemporaneamente? È successo un po’ a tutti: stiamo scrivendo una presentazione o un report quando arriva un’email a cui decidiamo di rispondere immediatamente. Oppure siamo nel bel mezzo di una riunione e nel frattempo proviamo a lavorare su un foglio di calcolo.
«Non aprire la tua casella di posta finché non finisci un compito», consiglia Rebecca Alexander. «Se hai qualcosa di molto importante da fare, fallo appena arrivi in ufficio, prima ancora di guardare le email. Questo momento all’inizio della giornata sarà prezioso per la tua produttività. Pensiamo erroneamente che bastino cinque minuti per controllare le email, ma in realtà spesso poi va a finire che passano due ore senza che ce ne siamo resi conto. Posticipando la lettura delle email potrai invece focalizzarti sulle cose importanti. E poi, ammettiamolo, la maggior parte delle email che riceviamo può aspettare un po’ prima di ricevere risposta».
Secondo uno studio recente della American Psychological Association, fare diverse cose contemporaneamente riduce la nostra produttività del 40%. È quindi consigliabile organizzare le proprie giornate in sessioni, durante le quali ci si concentrerà su un lavoro specifico senza distrazioni.
Identifica i momenti in cui sei più produttivo
Quando dai il meglio di te stesso? Trovi più facile concentrarti al mattino o forse sei più carico nel pomeriggio o la sera? Pianifica il tuo lavoro in base ai momenti della giornata in cui sei più efficiente e cerca di pianificare i compiti più impegnativi in queste fasce orarie.
Quando dai il meglio di te stesso? Trovi più facile concentrarti al mattino o forse sei più carico nel pomeriggio o la sera? Pianifica il tuo lavoro in base ai momenti della giornata in cui sei più efficiente e cerca di pianificare i compiti più impegnativi in queste fasce orarie.
Non sovraccaricati
Una pianificazione giornaliera ben organizzata è il modo migliore per ottimizzare la gestione del tempo. Ricorda di riservare del tempo per gli imprevisti: ci saranno sempre dei compiti non programmati da eseguire e dovrai essere in grado di gestirli con la stessa efficienza di quelli programmati. Organizzando il tuo tempo e utilizzando le tecniche sopra menzionate, sarà più facile per te rispondere spontaneamente alle nuove richieste.
Quali sono i tuoi consigli per gestire efficacemente il tempo? Condividili con gli altri Pro nei Commenti.
Una pianificazione giornaliera ben organizzata è il modo migliore per ottimizzare la gestione del tempo. Ricorda di riservare del tempo per gli imprevisti: ci saranno sempre dei compiti non programmati da eseguire e dovrai essere in grado di gestirli con la stessa efficienza di quelli programmati. Organizzando il tuo tempo e utilizzando le tecniche sopra menzionate, sarà più facile per te rispondere spontaneamente alle nuove richieste.
Quali sono i tuoi consigli per gestire efficacemente il tempo? Condividili con gli altri Pro nei Commenti.
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Confermo che si tratta di consigli molto efficaci!
Provo subito ad applicare
Alcuni di questi consigli sono diventati il mio metodo di lavoro, quindi utilissimi. Tra questi : la famosa lista, che prima erano post-it sparsi ed ora sono pagine della agenda cartacea . E che mi aiuta quando, per esempio, mi devo rilassare un attimo su qualcosa di meno impegnativo oppure se ho solo mezz'ora di spazio da dedicare ad un'attività ecc. Il punto di cosa ho fatto e cosa no, ri-aggiornando ogni venerdì pomeriggio l' agenda della settimana dopo. Aprire le mail solo in un paio di momenti della giornata anzichè in continuazione.